Το Σύστημα  Πάπυρος Millennium III τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία στην Γενική Δ/νση Ορυχείων της ΔΕΗ, σε  τέσσερις (4) servers και γεωγραφικούς κόμβους :

  • Αθήνα
  • Πτολεμαΐδα
  • Αμύνταιο   
  • Μεγαλόπολη

Στο σύστημα, έχουν τεθεί σε εφαρμογή δεκατρείς (13) ανεξάρτητες εγκαταστάσεις διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, οι οποίες διαλειτουργούν με τις κεντρικές υπηρεσίες. Οι γραμματείες πρωτοκόλλων των παρακάτω Δ/νσεων, ανταλλάσουν ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ τους, βάση σαφώς προσδιορισμένων επιχειρησιακών κανόνων.

  •  ΓΔ/ΟΡ (Γενική Δ/νση – Αθήνα)
  • ΔΑΔΟΡ (ΒΟΚ – Αθήνα)
  • ΔΥΠΟΡ (ΒΟΚ – Αθήνα)
  • ΔΜΑΟΡ (ΒΟΚ – Αθήνα)
  • ΔΠΟΡ (ΒΟΚ – Αθήνα)
  • ΔΣΑΟΡ (ΒΟΚ – Αθήνα)
  • ΛΚΔΜ (Κεντρική Γραμματεία – Πτολεμαΐδα)
  • Μονάδα Προμηθειών (Πτολεμαΐδα)
  • ΚΟΝΠ (Ορυχείο – Πτολεμαΐδα)
  • ΚΟΚΠ (Ορυχείο – Πτολεμαΐδα)
  • ΚΟΠΚ (Ορυχείο – Πτολεμαΐδα)
  • ΚΟΠΑ (Ορυχείο – Αμύνταιο)
  • ΛΚΜ (Μεγαλόπολη)

Σχεδιάσθηκαν και υλοποιήθηκαν ενιαίες δομές διαχείρισης εγγράφων (ηλεκτρονικό πρωτόκολλο), που αφορούν: α) την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης των εισερχόμενων & εξερχόμενων εγγράφων καθώς και των αποφάσεων που συσχετίζονται με τους συγκεκριμένους τύπους εγγράφων, β) την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης και διανομής των γαλάζιων αντιγράφων και γ)  την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης των εσωτερικών εγγράφων (ροζ σημειώματα) μεταξύ κεντρικής γραμματείας ΛΚΔΜ & Ορυχείων Το έργο περιελάμβανε την ηλεκτρονική διανομή των πρωτοκολλημένων εγγράφων στους Διευθυντές, Βοηθούς Διευθυντών, Τομεάρχες & Υποτομεάρχες της κάθε Δ/νσης ξεχωριστά. Η υλοποίηση αυτή έχει σαν στόχο τα έγγραφα αυτά να αποστέλλονται πλέον μόνο ηλεκτρονικά και να μην φωτοτυπούνται σε όσους είναι χρήστες του συστήματος. Βασική επίτευξη είναι η αναζήτηση, χρέωση & παρακολούθηση των εγγράφων από κάθε σταθμό εργασίας γίνεται μέσω του Πάπυρος@web client που έχει προσαρμοστεί βάση των απαιτήσεων της Γενικής Δ/νσης. Το έργο περιλαμβάνει επίσης την ηλεκτρονική διαβίβαση εγγράφων από Δ/νση σε Δ/νση, μέσω των γραμματειών πρωτοκόλλου, επιτυγχάνοντας την διαλειτουργικότητα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων ώστε:

  • Τα έγγραφα να διακινούνται μεταξύ διευθύνσεων ηλεκτρονικά,
  • Άμεση & γρήγορη ενημέρωση και προώθηση των εγγράφων προς την ιεραρχία,
  • Να ελαχιστοποιείται η συμπλήρωση στοιχείων αρχειοθέτησης διατηρώντας τα μεταξύ των διευθύνσεων,
  • Να επιτυγχάνεται η λογική διασύνδεση των αριθμών πρωτοκόλλων των διευθύνσεων, εξασφαλίζοντας ιχνηλασιμότητα της ροής των εγγράφων που αφορούν την ίδια υπόθεση,
  • Να υπάρξει ως αποτέλεσμα η ελαχιστοποίηση του κόστους διαχείρισης των εγγράφων, τα οποία αφορούν πολλαπλούς αποδέκτες και διευθύνσεις.