Το Σύστημα Πάπυρος Millennium III έχει τεθεί σε παραγωγική λειτουργία στο Εθνικό Κέντρο Έρευνας Φυσικών Επιστημών – ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ, παρέχοντας την υποδομή για την πλήρη άυλη (paperless) διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων από όλους τους εργαζόμενους και συνεργάτες του Ερευνητικού Κέντρου.

Σημειώνεται ότι ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της συγκεκριμένης υλοποίησης είναι:

  • η ευρεία χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών (digital signatures) για την έγκριση των εγγράφων κατά την διάρκεια του κύκλου ζωής τους στον Δημόκριτο,
  • η χρήση πρότυπων (templates) εγγράφων, για την συντριπτική πλειοψηφία των παραγόμενων δεδομένων, ώστε να υπάρξει ο μέγιστος βαθμός τυποποίησης και αυτοματοποίησης, σύμφωνα με το μοντέλο διασφάλισης ποιότητας που χρησιμοποιείται.

Στο σύστημα, έχουν τεθεί σε παραγωγική χρήση το Γραφείο Προέδρου, οι διοικητικές μονάδες, όπως η Διεύθυνση Διοικητικού (Κεντρικό Πρωτόκολλο), η Γραμματεία Ειδικού Ελέγχου (ΓΕΛ) καθώς και οκτώ (8) Ινστιτούτα.

Σχεδιάσθηκαν και υλοποιήθηκαν ενιαίες δομές διαχείρισης εγγράφων, που αφορούν:

α) την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης των εισερχόμενων & εξερχόμενων εγγράφων καθώς και των φακέλων που συσχετίζονται με τους συγκεκριμένους τύπους εγγράφων,

β) την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης και διανομής των λοιπών εγγράφων (π.χ. τιμολόγια, παραστατικά κλπ.) και την σύνδεση τους με τον αντίστοιχο φάκελο.

Το σύστημα, στα πλαίσια του έργου, καλύπτει ανάγκες όπως:

  • Παραλαβή Πρωτοκολλημένων Εισερχόμενων Εγγράφων από το Κεντρικό Πρωτόκολλο (εξωτερικούς φορείς),
  • Πρωτοκόλληση εξερχόμενων ή λοιπών εγγράφων (Αιτήσεις, Βεβαιώσεις κλπ.) από τον αιτούντα
  • Δημιουργία φακέλου και εισαγωγή διαφορετικών τύπων εγγράφων (τιμολόγια, παραστατικά μετακίνησης, κλπ.) στον αντίστοιχο φάκελο,
  • Σύνδεση τύπων εγγράφων μέσω της φόρμας πρωτοκόλλησης με την αντίστοιχη φόρμα pdf, π.χ. Βεβαίωση Μετακίνησης, που έχει εισαχθεί στο Σύστημα Πάπυρος. Αυτόματη εισαγωγή των στοιχείων πρωτοκόλλου στο έντυπο που παράγεται κατά την πρωτοκόλληση. Με τον τρόπο αυτό, είναι γρηγορότερη και ασφαλέστερη η διαδικασία συμπλήρωσης του εντύπου,
  • Υποστήριξη του προτύπου webdav για την ανάκτηση – αποθήκευση εγγράφων, με δυνατότητα αυτοματοποιημένης συμπλήρωσης στοιχείων – μεταδεδομένων, βάση των στοιχείων εγγράφου (Αριθμός Πρωτοκόλλου, Ημ/νία Πρωτοκόλλησης, Αρμόδια Διεύθυνση, Αριθμός Έργου – εφόσον υπάρχει),
  • Το έγγραφο ή ο φάκελος που περιέχει όλα τα απαραίτητα έγγραφα δρομολογείται στον επόμενο χρήστη ηλεκτρονικά ή στο επόμενο βήμα μέσω αυτοματοποιημένης ροής. Σε κάθε δρομολόγηση το σύστημα ενημερώνει το χρήστη μέσω e-mail (notification),
  • Ο χρήστης υπογράφει το έγγραφο ηλεκτρονικά μέσω της ψηφιακής του υπογραφής,
  • Το σύστημα κατά την αποθήκευση του εγγράφου, ύστερα από οποιαδήποτε αλλαγή-προσθήκη στο έντυπο, δημιουργεί νέο έγγραφο, έκδοση του αρχικού, για το πλήρες ιστορικό του εγγράφου,
  • Διαδικασία σύνδεσης συνημμένου εγγράφου (σαρωμένο έγγραφο ή ηλεκτρονικό αρχείο) με το αντίστοιχο πρωτοκολλημένο καθώς και με το φάκελο που έχει δημιουργηθεί,
  • Μηχανισμός συσχέτισης πρωτοκολλημένων εγγράφων,
  • Αναζήτηση, χρέωση & παρακολούθηση των εγγράφων βάση κατάλληλων εξουσιοδοτήσεων,
  • Αναζήτηση εγγράφων βάση κατάλληλων εξουσιοδοτήσεων,
  • Αναζήτηση φακέλων βάση κατάλληλων εξουσιοδοτήσεων.

Από τη χρήση του συστήματος Πάπυρος Millennium III, τα οφέλη για τον Δημόκριτο πλέον είναι:

  • Τα έγγραφα να διακινούνται μόνο ηλεκτρονικά και να μην φωτοτυπούνται,
  • Άμεση & γρήγορη ενημέρωση και προώθηση των εγγράφων προς τους αρμόδιους παραλήπτες,
  • Αναζήτηση, χρέωση & παρακολούθηση των εγγράφων από κάθε σταθμό εργασίας ανά πάσα στιγμή,
  • Κεντρική Διαχείριση των εντύπων (φόρμα (template) pdf),
  • Άμεση & γρήγορη συμπλήρωση – πρωτοκόλληση του αντίστοιχου εντύπου,
  • Τα έγγραφα να υπογράφονται ηλεκτρονικά,
  • Ενιαία δομή πρωτοκόλλησης των εγγράφων,
  • Στο έγγραφο να αποδίδεται ένας αριθμός πρωτοκόλλου – Μοναδικότητητα εγγράφου,
  • Να ελαχιστοποιείται η συμπλήρωση στοιχείων αρχειοθέτησης διατηρώντας τα μεταξύ κεντρικού πρωτοκόλλου και ινστιτούτων,
  • Να μην υπάρχουν διαφορετικά τύπων βιβλία αρχειοθέτησης,
  • Να επιτυγχάνεται η διασύνδεση διαφορετικών τύπου εγγράφων και αριθμών πρωτοκόλλων (δημιουργία από διαφορετικό ινστιτούτο), εξασφαλίζοντας ιχνηλασιμότητα της ροής των εγγράφων που αφορούν την ίδια υπόθεση (Φάκελος),
  • Να υπάρξει ως αποτέλεσμα η ελαχιστοποίηση του κόστους διαχείρισης των εγγράφων, τα οποία αφορούν πολλαπλούς αποδέκτες και ινστιτούτα.