Ολοκληρώθηκε και τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία, το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών της Αρχής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΑΠΔΠΧ) υλοποιημένο με χρήση κύρια της πλατφόρμας Πάπυρος Millennium III. Αντικείμενο του έργου για τη MODUS AE, δρώντας ως υπεργολάβος του Αναδόχου, αποτέλεσαν η προμήθεια της πλατφόρμας Πάπυρος Millennium III, καθώς επίσης και η ανάλυση, σχεδιασμός και υλοποίηση του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος.

Σκοπός

Σκοπός του έργου ήταν η ανάπτυξη και εγκατάσταση Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών της ΑΠΔΠΧ με κατεύθυνση την αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Αρχής και την παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους πολίτες – επιχειρήσεις και τους διενεργούντες την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για νομικά και τεχνικά ζητήματα.

Υφιστάμενη Κατάσταση

Το πληροφοριακό σύστημα λειτουργεί παραγωγικά στην ΑΠΔΠΧ από τον Οκτώβριο του 2007 και εξυπηρετεί όλους τους χρήστες της ΑΠΔΠΧ σε όλα τα επίπεδα (Ανώτερη Διοίκηση, Ελεγκτές, Νομικούς, Διοικητικούς Υπαλλήλους, κλπ). Καλύπτει ανάγκες διαχείρισης του περιεχομένου της Διαδικτυακής Πύλης, ανάγκες διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων, ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου καθώς και ανάγκες διαχείρισης και παρακολούθησης υποθέσεων πολιτών ή φορέων.

Παράλληλα, παρέχει υποστήριξη για άλλες εσωτερικές λειτουργίες και διαδικασίες συναφείς με το αντικείμενο ενασχόλησης της ΑΠΔΠΧ, όπως είναι η διαχείριση συμβουλίων (υπηρεσιακών, παροχής αδειών, τακτικά), η διαχείριση ελέγχων που πραγματοποιούνται σε φορείς, η διαχείριση αδειών που εκδίδει η ΑΠΔΠΧ και η διαχείριση κανονιστικών πράξεων και αποφάσεων. Συμπληρωματικά, το πληροφοριακό σύστημα παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης συνεδρίων που μετέχει η ΑΠΔΠΧ, διαχείριση και διακίνηση αποδελτιώσεων τύπου στο εσωτερικό της, καθώς και διαχείριση βιβλιοθήκης τίτλων (έντυπα, περιοδικά, βιβλία, τεχνικά εγχειρίδια), η οποία περιλαμβάνει και διαχείριση δανεισμών.

Από τον Ιανουάριο του 2008 είναι διαθέσιμη προς το κοινό η Διαδικτυακή Πύλη της ΑΠΔΠΧ (www.dpa.gr) η οποία παρέχει πληροφόρηση στο κοινό για διάφορα θέματα αρμοδιότητας της Ανεξάρτητης Αρχής, αλλά και υπηρεσίες ηλεκτρονικής υποβολής Ερωτημάτων, Καταγγελιών, Γνωστοποιήσεων, και άλλων αιτήσεων που διαχειρίζεται η Αρχή.

Λειτουργικές Περιοχές

Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Ροών Εργασίας
Υποσύστημα πρωτοκόλλησης των εγγράφων καθώς και δρομολόγησής τους στους αρμόδιους χειριστές.

Υποσύστημα Διαχείρισης και Παρακολούθησης Υποθέσεων
Το υποσύστημα διαχείρισης υποθέσεων αποτελεί τον κύριο κορμό του πληροφοριακού συστήματος και καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος των δραστηριοτήτων της ΑΠΔΠΧ. Με τις λειτουργίες που εμπερικλείει, εξασφαλίζει τη συνεχή οργάνωση των πληροφοριών, σε επίπεδο δεδομένων και εγγράφων, την απλούστευση των διαδικασιών και την άμεση παροχή πληροφόρησης σε όλους τους εμπλεκόμενους (χρήστες συστήματος, πολίτες, υπεύθυνοι επεξεργασίας).

Διαχείριση Βιβλιοθήκης
Το υποσύστημα οργάνωσης και διαχείρισης βιβλιοθήκης είναι υπεύθυνο για την τεκμηρίωση και οργάνωση υλικού βιβλιοθήκης της ΑΠΔΠΧ καθώς επίσης και για τη διαχείριση και παρακολούθηση δανεισμών του φυσικού υλικού που πραγματοποιεί το προσωπικό της.

Αποδελτίωση Τύπου, Διαχείριση Γνώσης
Η αποδελτίωση τύπου αφορά σχετική διαδικασία της ΑΠΔΠΧ για τον χαρακτηρισμό δημοσιευμάτων τύπου σχετικά με θέματα που άπτονται των δραστηριοτήτων της ΑΠΔΠΧ καθώς και διακίνηση των δημοσιευμάτων στη διοίκηση και το προσωπικό της υπηρεσίας με στόχο την ενημέρωση τους.

Διαδικτυακή Πύλη
Η διαδικτυακή πύλη προσφέρει άμεση και πλήρη ενημέρωση στο κοινό σχετικά με τις δραστηριότητες και το έργο της ΑΠΔΠΧ αλλά και για θέματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων της.
Παράλληλα έχουν υλοποιηθεί υπηρεσίες που παρέχονται στο κοινό μέσω της διαδικτυακής πύλης για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας του με την ΑΠΔΠΧ τόσο σε επίπεδο ενημέρωσης όσο και σε επίπεδο παρεχόμενων υπηρεσιών (υποβολή αιτημάτων, υποβολή και λήψη εγγράφων, λήψη διαμορφωμένων λιστών, κλπ).
Συνοπτικά η διαδικτυακή πύλη μετά από εγγραφή των πολιτών ή των υπευθύνων επεξεργασίας αρχείων, σε αυτήν, προσφέρει τις ακόλουθες υπηρεσίες :

  • Υποβολή ερωτημάτων και καταγγελιών.
  • Υποβολή Αίτησης εγγραφής στη λίστα προσώπων άρθρου 13.
  • Υποβολή Αίτησης χορήγησης της λίστας προσώπων άρθρου 13 και αυτοματοποιημένη λήψη της.
  • Υποβολή Γνωστοποιήσεων για τήρηση, διαβίβαση ή διασύνδεση αρχείου.
  • Υποβολή συμπληρωματικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.
  • Αυτόματη πρωτοκόλληση των αιτημάτων και εγγράφων που υποβάλλονται και αυτόματη προώθηση τους στο εσωτερικό της υπηρεσίας για περεταίρω ενέργειες.
  • Ενημέρωση για την εξέλιξη των υποθέσεων που έχουν εκκινηθεί από τα παραπάνω αναφερόμενα υποβληθέντα αιτήματα.

Οφέλη από το Έργο

Τα οφέλη από τη χρήση του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος διαφαίνονται κατά την περίοδο της παραγωγικής του λειτουργίας σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της υπηρεσίας. Τα αποτελέσματα χρήσης, σε επίπεδο ωφελειών, συνοψίζονται σε:

  • Άμεση επικοινωνία, αλληλεπίδραση και εξυπηρέτηση του κοινού μέσα από σύγχρονα κανάλια επικοινωνίας (Διαδικτυακή Πύλη, τηλεφωνικό κέντρο), γεγονός που αναβαθμίζει και βελτιώνει την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών της ΑΠΔΠΧ.
  • Δομημένη διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους.
  • Τυποποίηση των επιχειρησιακών ροών εργασίας της υπηρεσίας που οδηγεί σε βελτίωση της εσωτερικής λειτουργίας αλλά και ελαχιστοποίηση του χρόνο απόκρισης.
  • Ενιαία και αποτελεσματική διαχείριση των αιτημάτων με τη δομή υποθέσεων.
    Ταχύτερη διακίνηση των εγγράφων λόγω ηλεκτρονικής διακίνησης και ταχύτερη διεκπεραίωση υποθέσεων του κοινού.
  • Μείωση του χρόνο ανεύρεσης και ανάκτησης πληροφοριών, εγγράφων, υποθέσεων.
    Ταχύτερη και αποτελεσματικότερη λογική και εννοιολογική συσχέτιση εγγράφων και υποθέσεων.
  • Καλύτερη επισκόπηση και παρακολούθηση των εργασιών διεκπεραίωσης με χρήση κριτηρίων.
  • Αποτελεσματική χρήση του παραγωγικού χρόνου του προσωπικού με την εκτεταμένη χρήση προτύπων για την παραγωγή εγγράφων αλλά και την αξιοποίηση της βάσης πληροφοριών που διαμορφώνεται από τους μηχανισμούς της διαχείρισης γνώσης.
  • Αντικατάσταση συμπληρωματικών βιβλίων από εκτυπώσεις του συστήματος όταν αυτό απαιτείται και με χρήση κριτηρίων.
  • Παραγωγή αναφορών και στατιστικών στοιχείων με αυτοματοποιημένο τρόπο ώστε να εξάγονται συμπεράσματα που βοηθούν τα ανώτερα επίπεδα διοίκησης στη λήψη σημαντικών αποφάσεων για την λειτουργία της υπηρεσίας.