Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα έργα που υλοποίησε και έθεσε σε παραγωγική λειτουργία η Modus, είναι το Πληροφοριακό Σύστημα των Νομικών Υπηρεσιών του ΟΤΕ.

Οι τεχνολογίες που χρησιμοποιήθηκαν αποτελεσματικά για την επιτυχή υλοποίηση του έργου ήταν η πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Πάπυρος Millennium III και το περιβάλλον του Oracle Portal.

Σκοπός

Ο σκοπός του Έργου ήταν η μηχανογράφηση της λειτουργίας και των διαδικασιών των Νομικών Υπηρεσιών του ΟΤΕ, με τρόπο που να αυτοματοποιεί τη διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων τους, τη ροή εργασιών τους, την εκτέλεση και τηv παρακολούθηση της δραστηριότητάς τους, τον έλεγχο των διαδικασιών καθώς και την ασφαλή και έγκαιρη πληροφόρηση που απαιτείται για την διευκόλυνση του έργου τους.
Ειδικότερα σκοπό του έργου αποτελούσαν τα εξής αντικείμενα:

  • Η Αυτοματοποίηση Διαχείρισης & Διακίνησης εγγράφων.
  • Η Τυποποίηση Εκτέλεσης Ροών Εργασίας.
  • Η Ταξινόμηση, Αρχειοθέτηση και Οργάνωση Φακέλων Νομικών Υποθέσεων.
  • Η Παρακολούθηση της πορείας των Νομικών Υποθέσεων.
  • Η Ασφάλεια πρόσβασης σε πληροφοριακά στοιχεία και έγγραφα.
  • Η Διευκόλυνση και η Εποπτεία του Νομικού Έργου.

Υφιστάμενη Κατάσταση

Το πληροφοριακό σύστημα λειτουργεί παραγωγικά στη Γενική Διεύθυνση των Νομικών Υπηρεσιών του ΟΤΕ από τον Μάρτιο του 2005. Η πλατφόρμα Document Management & Workflow Πάπυρος Millennium III (Release 5), καλύπτει τις ανάγκες μηχανογράφησης του συνόλου του νομικού έργου σε επίπεδο εγγράφων, Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, Νομικών Υποθέσεων και Ροών Εργασίας των Νομικών Υπηρεσιών του ΟΤΕ.
Το σύστημα εξυπηρετεί τους χρήστες της Νομικής Υπηρεσίας (Γενικό Διευθυντή, Διοικητικό προσωπικό και Νομικούς) και διαθέτει δύο (2) κύρια υποσυστήματα πλήρως ολοκληρωμένα μεταξύ τους σε ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα μέσω κοινού περιβάλλοντος εργασίας web πλατφόρμας.

Λειτουργικές Περιοχές

Συνοπτικά το πληροφοριακό σύστημα περιλαμβάνει:

Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Ροών Εργασίας
Το υποσύστημα Διαχείρισης Πρωτοκόλλου καλύπτει τις ανάγκες των Νομικών Υπηρεσιών του ΟΤΕ για ένα σύνολο από ηλεκτρονικά Πρωτόκολλα, καθένα από τα οποία διαχειρίζεται επιμέρους εξειδικευμένες κατηγορίες εγγράφων.

Υποσύστημα Διαχείρισης και Παρακολούθησης Νομικών Υποθέσεων
Το υποσύστημα Διαχείρισης Νομικών Υποθέσεων καλύπτει τον κύριο όγκο των δραστηριοτήτων των Νομικών Υπηρεσιών εξασφαλίζοντας πλήρη διαχείριση των Νομικών Υποθέσεων με σκοπό την βέλτιστη διεξαγωγή των εργασιών, την παρακολούθηση και εποπτεία του νομικού έργου στον Οργανισμό.

Οφέλη από το Έργο

Η παραγωγική λειτουργία ήδη αναδεικνύει την αξία του συστήματος σε επίπεδο άμεσης επίλυσης προβλημάτων και δυσκολιών σε μια σειρά από τομείς.

Τα κυριότερα οφέλη του έργου συνοψίζονται σε:

  • Ενιαία και Δομημένη διαχείριση των Εγγράφων Πρωτοκόλλου και των Φακέλων Νομικών Υποθέσεων
  • Ταχύτερη παραλαβή εγγράφων μέσω Ηλεκτρονικής Διακίνησης
  • Σημαντική μείωση χρόνου αναζήτησης πληροφοριών και συσχέτισης των εγγράφων – υποθέσεων
  • Τυποποίηση των Ροών Εργασίας της Υπηρεσίας
  • Παρακολούθηση χρεώσεων εργασιών με ποσοτικοποιημένα κριτήρια
  • Αντικατάσταση των συμπληρωματικών βιβλίων από Εκτυπώσεις του συστήματος
  • Διαχείριση και Παρακολούθηση των Οικονομικών Στοιχείων των Νομικών Υποθέσεων
  • Διευκόλυνση των Λογιστικών Υπηρεσιών στην είσπραξη – καταβολή οικονομικών ποσών που έχουν εκδικαστεί
  • Αναφορές και Στατιστικά για περαιτέρω επεξεργασία, εξαγωγή συμπερασμάτων και λήψη αποφάσεων