Τέθηκε σε πιλοτική λειτουργία η εγκατάσταση του συστήματος Πάπυρος στις Περιφέρειες στα πλαίσια του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματός (Ο.Π.Σ.) των. Το λογισμικό  Πάπυρος μέσω πλήρους προσαρμογής στις ανάγκες και απαιτήσεις των Περιφερειών, εξασφαλίζει σε ένα ενιαίο υποσύστημα στα πλαίσια του ΟΠΣ, την υποστήριξη όλων των Περιφερειών της Ελλάδας, σε επίπεδο διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασίας.

Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Πρωτοκόλλου περιλαμβάνει:

  • Διαχείριση Αποκεντρωμένων Ηλεκτρονικών Πρωτοκόλλων Πύλης Περιφερειών.
  • Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων (Ad – hoc).
  • Εκτέλεση και Παρακολούθηση Σεναρίων Ροών και Διαδικασιών.
  • Αναφορές (reports)

Λειτουργικότητα

Στα πλαίσια του έργου δόθηκε ιδιαίτερη σημασία στη γεωγραφική διασπορά των υπηρεσιών της κάθε Περιφέρειας καθώς και στην παροχή εκτεταμένων λειτουργιών διακίνησης εγγράφων. Το σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών Εργασίας των 13 Περιφερειών, βασίζεται στην πλατφόρμα Πάπυρος Web Millennium III R5. Για λόγους αποκέντρωσης, αυτονομίας και αυξημένης διαθεσιμότητας, επιλέχθηκε η λύση ανεξάρτητων εξυπηρετητών (Πάπυρος DM Servers) ανά Περιφέρεια που υποστηρίζουν και εξυπηρετούν αυτόνομες εγκαταστάσεις εντός  του VPN των Περιφερειών.

Διαχείριση Αποκεντρωμένων Ηλεκτρονικών Πρωτοκόλλων Πύλης Περιφερειών

Το σύστημα παρέχει δυνατότητες πλήρους διαχείρισης πρωτοκόλλων (ψηφιοποίηση, εισαγωγή email, πρωτοκόλληση,  ηλεκτρονική διακίνηση εισερχόμενων – εξερχόμενων εγγράφων) με χρήση Web Browsers, καθώς και κεντρική διαχείριση του πλήθους των καθορισμένων Πυλών Πρωτοκόλλου. Με αυτό τον τρόπο εξυπηρετούνται ιδιαιτερότητες που παρουσιάζονται ανά Περιφέρεια και καλύπτονται μελλοντικές ανάγκες αναδιάταξης και αναδιοργάνωσης των εσωτερικών Διοικητικών Υπηρεσιών κάθε Περιφέρειας.
Το σύστημα υποστηρίζει πολλαπλά Πρωτόκολλα Πύλης (πρωτόκολλα οργανωτικών μονάδων όπως Κεντρικών Υπηρεσιών, Διευθύνσεων, κλπ) με σύνδεση και αναφορά σε ένα κεντρικό Πρωτόκολλο ανά Περιφέρεια. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται η μοναδικότητα των εγγράφων που υποβάλλονται και διακινούνται ανά Περιφέρεια, ο άμεσος εντοπισμός και η γρήγορη ανάκτηση των εγγράφων πρωτοκόλλου εντός των ορίων της.

Διακίνηση Εγγράφων και Σχεδιασμός Σεναρίων Ροών Διακίνησης

Το υποσύστημα παρέχει τη δυνατότητα σχεδίασης και διαχείρισης σεναρίων διακίνησης εγγράφων (workflow scenarios) στους διαχειριστές του συστήματος, μέσα από το  γραφικό περιβάλλον σχεδίασης Πρότυπων Ροών του Πάπυρος. Τέτοια σενάρια υποστηρίζουν τις διαδικασίες των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων Πρωτοκόλλου εντός της κάθε Πύλης Πρωτοκόλλου. Επίσης, το υποσύστημα εξασφαλίζει την παρακολούθηση των ροών εγγράφων με πρόσθετη τήρηση και καταγραφή ενός συνόλου από σχετιζόμενες πληροφορίες (ημερομηνίες, αρμόδιοι χρήστες, ενέργειες κλπ).

Δημιουργία Αναφορών

Το υποσύστημα προσφέρει ένα ιδιαίτερα εύχρηστο και ευέλικτο μηχανισμό τόσο για την αναζήτηση εγγράφων, όσο και για την παραγωγή ειδικών τυποποιημένων αναφορών (reports) που έχουν ως στόχο την ενημέρωση των χρηστών, βάσει διοικητικού επιπέδου.

Ασφάλεια πρόσβασης και δεδομένων

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί στον τομέα της ασφάλειας όπου η πλατφόρμα Πάπυρος Millennium ΙΙΙ μέσω των εκτεταμένων δυνατοτήτων της, προσφέρει ένα ολοκληρωμένο σχήμα ασφαλείας πρόσβασης σε λειτουργίες, ενότητες, έγγραφα και σχετικά δεδομένα.