Ένα σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων παρέχει πολλαπλά οφέλη σε όλα τα επίπεδα:

  • μειώνει το κόστος λειτουργίας,
  • αυτοματοποιεί τις χειροκίνητες επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
  • κάνει τη διεκπεραίωση των διαδικασιών σας ευκολότερη και χωρίς λάθη.

Τί θα μπορούσε να πάει στραβά στην ειδυλλιακή αυτή εικόνα; Τί άλλο από τη δύναμη της συνήθειας. Όσοι κι αν οι περισσότεροι συμφωνούν ότι με το νέο σύστημα, με τις νέες διαδικασίες θα δουλεύουν καλύτερα, δεν είναι πάντα εύκολο να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο δουλεύουν.

Ας δούμε παρακάτω πώς μπορούμε να επιτύχουμε την αποδοχή των χρηστών ενός Document Management System. Με αυτό τον τρόπο εξασφαλίζουμε ότι θα λαμβάνουν τα μέγιστα πλεονεκτήματα από τα οφέλη που μπορεί να δώσει ένα τέτοιο σύστημα. Ακολουθούν τέσσερις απλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τη συμμετοχή των χρηστών και την προστιθέμενη αξία που μπορεί να σας παρέχει ένα νέο πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

1.   Διαλέξτε την ομάδα σας στο Document Management System

Είναι σημαντικό να διαλέξετε τους «συμπαίκτες» σας σωστά. Προτιμήστε στελέχη από την εκτελεστική ομάδα του οργανισμού σας, σε θέσεις ισχύος που έχουν τη δύναμη να προωθήσουν την ατζέντα του ψηφιακού μετασχηματισμού της επιχείρησής σας. Εξηγήστε και ενημερώστε για τα οφέλη εφαρμογής ενός συστήματος Document Management, σε κάθε τμήμα και ομάδα χρηστών.

Βρείτε έναν επικεφαλής έργου με γνώσεις τεχνολογίας σε κάθε τμήμα που θα λειτουργήσει αμφίδρομα. Ουσιαστικά θα υποστηρίξει έμπρακτα την πρωτοβουλία και ταυτόχρονα θα γνωστοποιήσει τις ανάγκες του τμήματός του στους αρμοδίους. Χρησιμοποιήστε τη συμβολή τους για να διασφαλίσετε ότι λαμβάνετε υπόψη σας σχόλια από τελικούς χρήστες. Αυτοί είναι που συχνά κατανοούν περισσότερα για την καθημερινή εργασία από ό,τι οι διευθυντές τους.

2.   Επικοινωνήστε το πλάνο σας

Η δημιουργία ευαισθητοποίησης είναι το κλειδί για την αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής. Μοιραστείτε το όραμα της ομάδας έργου για ένα ‘γραφείο χωρίς χαρτί’ (paperless office) σε κάθε ευκαιρία. Στοχεύστε στο να κατανοήσουν όλοι τον τρόπο με τον οποίο η αυτοματοποίηση γραφείου, σας εξοικονομεί χρόνο και σας βοηθά να επιτύχετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους. Παράλληλα με αυτόν τον τρόπο εξηγήστε τους ότι θα αποφεύγουν επαναλαμβανόμενες και χειροκίνητες διαδικασίες.

3.   Ενισχύστε τη συμμετοχή στον σχεδιασμό διαδικασιών

Σίγουρα είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο σχεδιασμού ροών εργασίας. Ακόμα πιο απαραίτητο είναι να εμπλέξετε στη διαδικασία αυτή, χρήστες από καίριες θέσεις που θα συμμετέχουν και θα τεστάρουν κάθε ροή εργασίας. Η επιλογή των κατάλληλων προσώπων, όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, είναι κι εδώ μια πολύ σημαντική παράμετρος.

4.   Συνεχής εκπαίδευση στο Document Management System

Ο χρόνος εκπαίδευσης δε θα πρέπει να περιορίζεται μόνο στις μέρες που θα αφιερώσετε πριν την παράδοση του έργου. Δώστε στους χρήστες σας μια ποικιλία εκπαιδευτικού υλικού στο οποίο θα μπορούν να ανατρέχουν ακόμα κι όταν δεν θα είστε εκεί. Δημιουργήστε υλικό όπως:

  • manuals
  • τεχνικά φυλλάδια
  • εκπαιδευτικά videos

Εστιάστε στην κάλυψη των αναγκών των συγκεκριμένων διαδικασιών κι εργασιών που εκτελεί η κάθε ομάδα χρηστών και όχι στην τεχνική παρουσίαση των δυνατοτήτων του συστήματός σας.

Μάθετε όλα τα οφέλη που προσφέρει ο Papyros ECM & εποικοινωνήστε με τους ειδικούς μας σήμερα