Η διαχείριση συμβάσεων είναι η διαδικασία δημιουργίας, εκτέλεσης και διαχείρισης συμβάσεων με τρόπο αποτελεσματικό αλλά και συμβατό με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς. Για την διαχείριση του κύκλου ζωής μιας σύμβασης απαιτείται η συνεργασία πολλών στελεχών για την σύνταξη, διαπραγμάτευση, έγκριση και υπογραφή της καθώς και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης της με τους συμφωνημένους όρους. Αυτές οι εργασίες συχνά είναι χρονοβόρες, επιρρεπείς σε λάθη και αναποτελεσματικές, ενώ απαιτούν αυξημένη ανθρωπροπροσπάθεια από το προσωπικό της επιχείρησης.

H Paula Doyle, η Chief Legal Innovation Officer στον διεθνή οργανισμό World Commerce and Contracting Association (WorldCC), ισχυρίστηκε ότι η αναποτελεσματικότητα στην τρέχουσα διαδικασία εμπορικών συμβάσεων πιθανότατα κοστίζει στην παγκόσμια οικονομία περισσότερα από 1 τρισεκατομμύριο δολάρια ετησίως.

Σε αυτήν την εκτίμηση έφτασε αθροίζοντας σημαντικές απώλειες που καταγράφονται στις επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν προβλήματα στην αποτελεσματικότητα διαχείρισης συμβολαίων σε σχέση με τις κορυφαίες επιχειρήσεις (best-in-class).

Ακόμα, η κακή διαχείριση συμβάσεων οδηγεί σε μεγάλες καθυστερήσεις στην υπογραφή ενός νέου συμβολαίου, καταγράφοντας διαφορά σχεδόν 10 ημερών στον κύκλο διαχείρισης. Αντίστοιχα, αυξάνεται και το ποσοστό εγκατάλειψης αγοραστών έως και 57%, λόγω καθυστέρησης της διαδικασίας σύνταξης, διαπραγμάτευσης και υπογραφής της σύμβασης.

Τα τελευταία χρόνια, με την ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας, η τεχνητή νοημοσύνη (AI) έχει αναδειχθεί ως ένα ισχυρό εργαλείο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης συμβολαίων. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

1. την αυτοματοποίηση

2. τον εξορθολογισμό

διαφόρων εργασιών που σχετίζονται με τη δημιουργία, την εκτέλεση και τη διαχείριση συμβάσεων, συμπεριλαμβανομένης της σύνταξης, της διαπραγμάτευσης, της εκτέλεσης και της παρακολούθησης.

Χρησιμοποιώντας την τεχνητή νοημοσύνη για την εκτέλεση αυτών των εργασιών, οι οργανισμοί μπορούν να:

·   μειώσουν τον χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται για τη διαχείριση των συμβάσεων,

·   αυξήσουν την ακρίβεια, την ασφάλεια και τη συνέπεια των όρων των συμβάσεων,

βελτιώνοντας έτσι σημαντικά τη συνολική αποτελεσματικότητα της διαδικασίας διαχείρισης συμβολαίων.

Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τους διάφορους τρόπους με τους οποίους η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη διαχείριση συμβάσεων και τα οφέλη που μπορούν να αποκομίσουν οι οργανισμοί από τη χρήση της. Για κάθε φάση του κύκλου ζωής μιας σύμβασης πλέον αναπτύσσονται εφαρμογές «έξυπνων ψηφιακών βοηθών» που μπορεί να αξιοποιήσει το προσωπικό για να κάνει τη δουλειά του πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Χρήση τεχνητής νοημοσύνης (ΑΙ) για τη σύνταξη ενός νέου συμβολαίου

Ένας από τους βασικούς τρόπους με τους οποίους η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη διαχείριση συμβάσεων είναι η αυτοματοποιημένη σύνταξη συμβάσεων. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί, αναλύοντας μεγάλο αριθμό υπαρχόντων συμβάσεων, να προσδιορίσει κοινές ρήτρες και όρους τους οποίους μπορεί να αξιοποιήσει για να δημιουργήσει αυτοματοποιημένα νέες συμβάσεις. Η δημιουργία ενός τυποποιημένου κειμένου συμβολαίου (template) μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο και προσπάθεια επιτρέποντας στους χρήστες να δημιουργούν γρήγορα νέες συμβάσεις που είναι συμβατές με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς που διέπουν τον τύπο και το αντικείμενο κάθε σύμβασης. Μια εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης εκπαιδευμένη σε μεγάλο όγκο προηγούμενων συμβάσεων μπορεί επίσης να προτείνει ρήτρες που βασίζονται στις ειδικές ανάγκες και απαιτήσεις των εμπλεκόμενων μερών, συμβάλλοντας στη διασφάλιση ότι οι συμβάσεις είναι προσαρμοσμένες στις μοναδικές ανάγκες κάθε κατάσταση.

Χρήση τεχνητής νοημοσύνης στην διαπραγμάτευση νέων συμβολαίων

Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί επίσης να αξιοποιηθεί για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας διαπραγμάτευσης μιας σύμβασης. Σε αυτή τη φάση, αναλύοντας και συγκρίνοντας διαφορετικές εκδόσεις μιας σύμβασης, μια εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να επισημάνει πιθανούς τομείς σύγκρουσης ή διαφωνιών και να προτείνει πιθανές λύσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προτείνει όρους για την αντιμετώπιση διαφωνιών και τελικά να οδηγήσει στη μείωση του χρόνου και της προσπάθειας που απαιτείται για την επίτευξη συμφωνίας αλλά και να μειώσει σημαντικά το νομικό, εμπορικό και οικονομικό ρίσκο της τελικής σύμβασης. Διεθνείς σύμβουλοι έχουν υπολογίσει ότι ο μέσος χρόνος εύρεσης ενός συγκεκριμένου όρου σε μια σύμβαση είναι περίπου 90 λεπτά για κάθε σύμβαση, οπότε για μεγάλους οργανισμούς που διαχειρίζονται εκατοντάδες συμβάσεις με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες, ο αυτοματοποιημένος έλεγχος των όρων καθώς και προτάσεις νέων όρων εκτιμάται να επιταχύνει σημαντικά την φάση της διαπραγμάτευσης.

Χρήση AI για εκτέλεση και παρακολούθηση συμβολαίων

Μόλις μια σύμβαση υπογραφεί, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης και παρακολούθησής της. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξαγωγή βασικών όρων και υποχρεώσεων των αντισυμβαλλόμενων μερών από μια σύμβαση (πχ. ημερομηνίες παράδοσης, πληρωμές κλπ. ) για την συστηματική παρακολούθησή τους. Ακόμα, μπορεί να αξιοποιηθεί για τη δημιουργία σχετικών εγγράφων, όπως τιμολόγια και παραγγελίες αγοράς και την παρακολούθηση της κατάστασης αυτών των εγγράφων σε πραγματικό χρόνο, έτσι ώστε να διασφαλίζεται ότι οι συμβάσεις εκτελούνται όπως προβλέπεται. Αντίστοιχα, παρακολουθώντας την εκτέλεση μιας σύμβασης μπορεί να προειδοποιήσει εγκαίρως τα κατάλληλα στελέχη για τυχόν προβλήματα ή αποκλίσεις από τους συμφωνηθέντες όρους.

Χρήση AI και KPIs

Εκτός από την αυτοματοποίηση της διαχείρισης των συμβάσεων, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση δεικτών απόδοσης (KPIs) των συμβάσεων σε πραγματικό χρόνο. Για παράδειγμα μια εφαρμογή διαχείρισης συμβάσεων που αξιοποιεί τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να «εκπαιδευτεί» για την παρακολούθηση της παράδοσης αγαθών ή υπηρεσιών, της συμμόρφωσης με πρότυπα ή και νομοθεσίες καθώς και για τον εντοπισμό παραμέτρων που μπορεί να επηρεάσουν την επιτυχή εκτέλεση μιας σύμβασης. Παρέχοντας πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την εκτέλεση των συμβάσεων, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει τα μέρη να αντιμετωπίσουν προληπτικά τυχόν πιθανά ζητήματα και να διασφαλίσουν ότι οι συμβάσεις εκτελούνται όπως προβλέπεται.

Οφέλη για τη διαχείριση συμβάσεων

Ο εξορθολογισμός και η αυτοματοποίηση εργασιών που σχετίζονται με τη δημιουργία, την εκτέλεση και τη διαχείριση των συμβάσεων με την αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη για τους οργανισμούς. Μπορεί να ενισχύσει:

·   την παραγωγικότητα,

·   την ακρίβεια,

·   τη συμμόρφωση,

·   την αποτελεσματικότητα,

·   τη διαχείριση κινδύνου των διαδικασιών διαχείρισης συμβολαίων.

Τα διάφορα επιχειρησιακά οφέλη που μπορούν να αποκομίσουν οι οργανισμοί από τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση συμβάσεων χωρίζονται στις παρακάτω κατηγορίες:

1. Αύξηση Παραγωγικότητας: Με την αυτοματοποίηση εργασιών όπως η σύνταξη συμβάσεων, η διαπραγμάτευση, η εκτέλεση και η παρακολούθηση, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων και να μειώσουν τον χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται για τη διαχείριση των συμβάσεων.

2. Αυξημένη ακρίβεια: Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να συμβάλει στην αύξηση της ακρίβειας και της συνέπειας των όρων της σύμβασης εντοπίζοντας και διορθώνοντας λάθη και παραλείψεις σε πραγματικό χρόνο.

3. Βελτιωμένη συμμόρφωση: Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας παρακολούθησης και παρακολούθησης της εκτέλεσης των συμβάσεων, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους όρους της σύμβασης και τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς.

4. Ενισχυμένη αποτελεσματικότητα: Παρέχοντας πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την εκτέλεση των συμβάσεων και ειδοποιώντας τα μέρη για πιθανά ζητήματα, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να βελτιώσουν τη συνολική αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχείρισης συμβάσεων.

5. Μειωμένος κίνδυνος: Η χρήση της τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του κινδύνου σφαλμάτων και παραλείψεων στη διαχείριση συμβάσεων, καθώς η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να εντοπίσει πιθανά ζητήματα και αποκλίσεις από τους συμφωνηθέντες όρους σε πραγματικό χρόνο.

Συμπερασματικά, η χρήση της τεχνητής νοημοσύνης (AI) στη διαχείριση συμβάσεων μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη για τους οργανισμούς. Χρησιμοποιώντας την τεχνητή νοημοσύνη για τη δημιουργία πρότυπων συμβάσεων, την ανάλυση και τη σύγκριση διαφορετικών εκδόσεων μιας σύμβασης, την εξαγωγή βασικών όρων και προϋποθέσεων, τη δημιουργία σχετικών εγγράφων και την παρακολούθηση της απόδοσης των συμβάσεων σε πραγματικό χρόνο, οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν τον χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται για τη διαχείριση των συμβάσεων, να αυξήσουν την ακρίβεια και τη συνέπεια των όρων της σύμβασης και να βελτιώσουν τη συνολική αποτελεσματικότητα της διαδικασίας διαχείρισης της σύμβασης.

Διαχείριση Συμβάσεων με την πλατφόρμα Papyros ECM

Το Papyros ECM είναι μια ισχυρή πλατφόρμα που διαλειτουργεί με εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης για τη βελτίωση της διαχείρισης συμβολαίων σε μια επιχείριση. Η πλατφόρμα μας αυτοματοποιεί και εκσυγχρονίζει διάφορες εργασίες που σχετίζονται με τη δημιουργία, την εκτέλεση και τη διαχείριση συμβάσεων, βοηθώντας τους οργανισμούς να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια, τη συμμόρφωση, την αποτελεσματικότητα και τη διαχείριση κινδύνου κατά τη διαχείριση των συμβολαίων τους.

Εκτός από τα πλεονεκτήματα της χρήσης τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση συμβολαίων, το Papyros ECM προσφέρει επίσης μια σειρά από άλλες δυνατότητες και δυνατότητες που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα συμβόλαιά σας πιο αποτελεσματικά. Αυτά περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων:

1. Ασφαλή αποθήκευση και οργάνωση συμβάσεων: Η πλατφόρμα Papyros ECM σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και να οργανώνετε τα συμβόλαιά σας σε μια ασφαλή, κεντρική τοποθεσία, καθιστώντας εύκολη την πρόσβαση και τη διαχείριση των συμβολαίων σας από οπουδήποτε.

2. Συνεργασία και κοινή χρήση: Το Papyros ECM περιλαμβάνει ισχυρές δυνατότητες συνεργασίας και διαμοιρασμού εγγράφων, που σας επιτρέπουν να συνεργαστείτε με την ομάδα σας και άλλους ενδιαφερόμενους για τη δημιουργία, τη διαπραγμάτευση και την εκτέλεση συμβάσεων.

3. Έλεγχος εκδόσεων: Ακόμα, παρακολουθεί τις αλλαγές στα συμβόλαιά σας και διατηρεί αρχείο όλων των εκδόσεων (versioning), διασφαλίζοντας ότι έχετε πάντα πρόσβαση στην πιο ενημερωμένη έκδοση των συμβολαίων σας.

Αν αντιμετωπίζετε παρόμοια προβλήματα στη διαχείριση μεγάλου όγκου συμβάσεων, θα χαρούμε να σας παρουσιάσουμε πως μπορείτε να επωφεληθείτε από τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης για να βελτιώσετε τις διαδικασίες διαχείρισης συμβολαίων σας.

Επικοινωνήστε μαζί με τους εξειδικευμένους συμβούλους μας σήμερα