Δείκτες Απόδοσης (KPIs) για Αποτελεσματική Διαχείριση Συμβάσεων

Η καλή διαχείριση συμβάσεων αποτελεί κρίσιμη ικανότητα για την επιβίωση μιας επιχείρησης για πολλούς λόγους. Συγκεκριμένα, συνδέεται άμεσα με την δυνατότητα του οργανισμού να: 

• Ελέγχει αποτελεσματικά δαπάνες.
• Προστατεύεται από νομικούς κινδύνους.
• Επιτυγχάνει επωφελείς συμφωνίες με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες.

Για αυτόν τον λόγο, το προσωπικό βρίσκεται κάτω από την συνεχή πίεση της διοίκησης. Πρέπει να επιταχύνει τη διευθέτηση της επεξεργασίας, έγκρισης, υπογραφής ή ανανέωσης της κάθε σύμβασης. Επιπλέον, οφείλει να ελέγχει διεξοδικά τις συμβάσεις για πιθανούς κινδύνους και ταυτόχρονα να διασφαλίζει την ομαλή εκτέλεσή τους.

Παρόλα αυτά, ο κύκλος ζωής της σύμβασης είναι ιδιαίτερα πολύπλοκος και απαιτεί τη συνεργασία πολλών προσώπων. Άρα, είναι πιθανό, χωρίς την απαραίτητη οργάνωση, να εμφανίζονται δυσλειτουργίες και συχνές αστοχίες. Το αποτέλεσμα; 

• Αύξηση του κόστους λειτουργίας.
• Επιβράδυνση των διαδικασιών.
• Υπονόμευση της δυνατότητα της επιχείρησης να επιτυγχάνει τους στόχους της.

Ένα σύγχρονο ψηφιακό σύστημα διαχείρισης συμβάσεων μας επιτρέπει να σχεδιάσουμε και να παρακολουθούμε τους ειδικούς δείκτες απόδοσης (KPIs). Οι συγκεκριμένοι δείκτες (Key Performance Indicators) φέρνουν στην επιφάνεια προβληματικά σημεία των διαδικασιών και αποκλίσεις της επιχείρησης από τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού. Ως αποτέλεσμα, μπορούμε εγκαίρως να προχωρούμε στις σωστές διορθωτικές κινήσεις.

Επιλογή των Σωστών Δεικτών Απόδοσης (KPIs)

Οι δείκτες απόδοσης (KPIs), για να είναι πραγματικά χρήσιμοι στη διοίκηση, πρέπει να είναι σαφείς και αξιόπιστοι. Δηλαδή πρέπει να αντικατοπτρίζουν την πραγματική εικόνα των συμβάσεων σε αληθινό χρόνο. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να σχετίζονται άμεσα με τους ευρύτερους στόχους της επιχείρησης.

Ακόμα, είναι σημαντικό, οι δείκτες απόδοσης να εξειδικεύονται ως προς το είδος, το αντικείμενο και το μέγεθος των συμβάσεων. Δε μπορούμε, προφανώς, να συγκρίνουμε τη διαδικασίας υπογραφής μιας κοινής σύμβασης εμπιστευτικότητας, με τις διαπραγματεύσεις μιας στρατηγικής εμπορικής συμφωνίας.

Παρακάτω, αναλύουμε μια σειρά από γενικούς και εξειδικευμένους δείκτες (KPIs), που μας βοηθούν να καταλήγουμε σε χρήσιμα συμπεράσματα για την:

1. Απόδοση του κυκλώματος διαχείρισης συμβάσεων
2. Ροή εσόδων/εξόδων 
3. Αύξηση ή μείωση του οικονομικού και νομικού ρίσκου του οργανισμού

Δείκτες Αξίας

Δείκτες Αξίας Συμβάσεων Πελατών

Ακούγεται αυτονόητο, ότι η μέτρηση της αξίας των συμβάσεων μια επιχείρησης είναι απαραίτητη ως δείκτης απόδοσης (KPI). Όμως υπάρχει μια σειρά διαφορετικών δεικτών και προσεγγίσεων που μπορούμε να αξιοποιήσουμε ανάλογα με το είδος κάθε οργανισμού.

Συνολική Αξία Σύμβασης

Αρχικά, ανάλογα με το είδος της σύμβασης, ( δηλαδή αν αφορά σε προϊόντα, υπηρεσίες, ασφάλιση, έργο, προμήθεια ή πώληση) ορίζουμε συγκεκριμένους δείκτες που καθορίζουν τη συνολική αξία του κάθε συμβολαίου για την επιχείρηση. Στη συνέχεια, ο υπολογισμός της συνολικής αξίας της σύμβασης μας δίνει τη δυνατότητα να προσδιορίσουμε τις τάσεις στα ετήσια έσοδα της επιχείρησης.

Οι δείκτες που αφορούν στη συνολική αξία των συμβάσεων, φανερώνουν, ακόμα, σημαντικές πληροφορίες για το ρίσκο της επιχείρησης. Για παράδειγμα μπορούμε να διακρίνουμε ποιοι από τους πελάτες της επιχείρησης προσφέρουν το μεγαλύτερο όφελος στην επιχείρηση. Όταν η αξία των συμβάσεων πώλησης συγκεντρώνεται σε μικρό αριθμό πελατών, αυξάνεται ο κίνδυνος απότομης μείωσης του εισοδήματος της επιχείρησης. Αυτό είναι πιο συχνό στην περίπτωση που οι συγκεκριμένοι πελάτες διαφύγουν από το πελατολόγιο της ή αντιμετωπίσουν οικονομικά προβλήματα.

Αξία ή Ποσοστό Συμβάσεων που δεν ανανεώνονται ή ακυρώνονται

Οι δείκτες που υπολογίζουν τη συνολική αξία των συμβάσεων πελατών που δεν ανανεώνονται έχουν πολλαπλά οφέλη για την επιχείρηση.

Μπορούν να προειδοποιήσουν την διοίκηση για:

• Προβλήματα στην εξυπηρέτηση πελατών.
• Πιθανή διαφυγή πελατών στον ανταγωνισμό, πριν αυτό αποτυπωθεί στα έσοδα της επιχείρησης. 

Η έγκαιρη πληροφόρηση επιτρέπει στη διοίκηση να αναδιοργανώνει τις προτεραιότητές της, και να λαμβάνει γρήγορα αποφάσεις για την επίλυση προβλημάτων στο customer retention.

Δείκτες Αξίας Συμβάσεων Προμηθευτών

Αντίστοιχα, στη διαχείριση συμβάσεων των προμηθειών, οι δείκτες που μελετούν την αξία τους, συνδέονται άμεσα με:

• Τον έλεγχο των δαπανών κεφαλαίου
• Τα λειτουργικά κόστη
• Τις προτεραιότητες του οργανισμού στον διαμοιρασμό του ετήσιου προϋπολογισμού

Δείκτες Επιχειρησιακής Απόδοσης

Συνολικός Μέσος Χρόνος Διαχείρισης μέχρι την Υπογραφή

Η ταχύτητα με την οποία ολοκληρώνεται η διαπραγμάτευση και υπογραφή συμβάσεων με πελάτες, έχει ιδιαίτερη σημασία. Επηρεάζει άμεσα τον κύκλο πώλησης, καθορίζει τελικά τη ροή εσόδων και τον ρυθμό ανάπτυξης της επιχείρησης.

Αντίστοιχα, η επιτάχυνση στην έγκριση και υπογραφή συμβάσεων με προμηθευτές, δίνει μεγαλύτερη ευελιξία στον οργανισμό. Παράλληλα, επιτυγχάνονται οι στρατηγικοί στόχοι εντός του προκαθορισμένου χρονοδιαγράμματος.

Είναι, λοιπόν, σημαντικό η επιχείρηση, αξιοποιώντας ιστορικά δεδομένα, να ορίσει ένα εύρος αποδεκτού χρόνου ολοκλήρωσης της διαπραγμάτευσης και της υπογραφής των συμβάσεων. Καίριο είναι να λαμβάνει υπόψη πάντα το είδος και το μέγεθος της σύμβασης. Επιπλέον, πρέπει να παρακολουθεί ανά τακτά διαστήματα την απόδοσή του οργανισμού σε αυτούς τους δείκτες.

Μέσος Χρόνος Έγκρισης

Η συνολική αποδοτικότητα του κύκλου ζωής μιας σύμβασης, προκύπτει από την αποδοτικότητα με την οποία διεκπεραιώνονται οι επιμέρους φάσεις του. Αξιοποιώντας ένα ψηφιακό σύστημα εγκρίσεων, γνωρίζουμε τους ακριβείς χρόνους διεκπεραίωσης των εγκρίσεων σε αληθινό χρόνο Ταυτόχρονα, μπορούμε να προβλέψουμε μεγάλες καθυστερήσεις, αλλά και να διακρίνουμε τα σημεία συμφόρησης στα οποία οφείλονται.

Ποσοστό Ψηφιακά Υπογεγραμμένων Συμβάσεων

Η μεγάλη ευκαιρία που παρουσιάζεται στις επιχειρήσεις για τη μείωση του χρόνου μέχρι και την υπογραφή της κάθε σύμβασης, είναι πλέον η χρήση ψηφιακών υπογραφών. Η χρήση της ψηφιακής υπογραφής υποστηρίζεται από το παγκόσμιο, ευρωπαϊκό και τοπικό νομικό πλαίσιο, και μπορεί να μειώσει στο ελάχιστο τον χρόνο, και το κόστος υπογραφής της κάθε σύμβασης.

Παρόλα αυτά, η υιοθέτηση των ψηφιακών υπογραφών στο σύνολο των συμβάσεων μιας επιχείρησης δεν είναι στόχος που μπορεί να επιτευχθεί ακαριαία.

Γι‘ αυτό, ο ορισμός στόχων προοδευτικά και η συχνή παρακολούθηση του δείκτη υιοθέτησης των ψηφιακών υπογραφών στις συμβάσεις, μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να επιταχύνει τη μετάβαση της.

Δείκτες Συμμόρφωσης

Μια ακόμα σημαντική κατηγορία δεικτών που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την διαχείριση των συμβάσεων σε έναν οργανισμό είναι οι Δείκτες Συμμόρφωσης. Οι συγκεκριμένοι δείκτες στις συμβάσεις μας ενημερώνουν για την ομαλή λειτουργία όλου του κύκλου ζωής της σύμβασης.

Ποσοστό Απόκλισης Νέων Συμβάσεων από ενδεδειγμένους όρους

Οι υπεύθυνοι του νομικού τμήματος, σε συνεργασία με την ομάδα διαχείρισης των συμβάσεων, συχνά ορίζουν μια σειρά από προτεινόμενους όρους για διαφορετικά είδη συμβάσεων. Σκοπός είναι η ομοιογένεια και κυρίως η προστασία των συμφερόντων της κάθε επιχείρησης.

Σε ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης συμβάσεων, οι χρήστες μπορούν να κωδικοποιούν βασικά χαρακτηριστικά και όρους της σύμβασης. Επιπλέον μπορούν να παράγουν συνολικά στατιστικά αυτών που φανερώνουν την απόκλιση της επιχείρησης από τους ενδεδειγμένους όρους.

Η αύξηση του ποσοστού απόκλισης νέων συμβάσεων από τους ενδεδειγμένους όρους, υποδεικνύει την αύξηση οικονομικού και νομικού ρίσκου στο τμήμα στο οποίο παρατηρούνται. Ακόμα, και αν η αύξηση του ρίσκου γίνεται εσκεμμένα από τη διοίκηση, η ποσοτικοποίηση του αποτελεί χρήσιμο εργαλείο λήψης αποφάσεων.

Μέσο Ποσοστό Συμμόρφωσης Σύμβασης

Με την υπογραφή μιας νέας σύμβασης τα μέρη αναλαμβάνουν συγκεκριμένες υποχρεώσεις που πρέπει να ολοκληρωθούν σε ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα. Η μη-τήρηση των υποχρεώσεων μπορεί να φέρουν από μικρές έως μεγάλες ζημιές για την επιχείρηση. Όταν καταγράφονται εκπρόθεσμες παραδόσεις, ποιοτικές και ποσοτικές αποκλίσεις, είμαστε σε θέση να γνωρίζουμε το ποσοστό συμμόρφωσης, ανά κατηγορία σύμβασης και τμήμα.

Παρακολουθώντας αυτές τις αποκλίσεις μπορούμε να υπολογίσουμε το ρίσκο της κάθε σύμβασης. Επιπρόσθετα, γνωρίζοντας πόσο συχνά αυτές οι υποχρεώσεις δεν τηρούνται είτε από εμάς, ή από τους αντισυμβαλλόμενους, ανακαλύπτουμε δυσλειτουργίες στις διαδικασίες και τα σημεία ελέγχου της επιχείρησης.

Αποδοτική διαχείριση συμβάσεων με Papyros ECM

Η αποδοτική διαχείριση συμβάσεων απαιτεί τυποποίηση διαδικασιών, ορισμό πολλαπλών σημείων ελέγχου, συνεχή παρακολούθηση και συνεργασία των τμημάτων. Οι δείκτες απόδοσης αποτελούν κρίσιμα εργαλεία ελέγχου του κύκλου ζωής της σύμβασης, αλλά ο σχεδιασμός και η παρακολούθησή τους είναι σχεδόν αδύνατη, χωρίς την υιοθέτηση κάποιου ψηφιακού συστήματος διαχείρισης.

Αξιοποιώντας την πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και διαδικασιών Papyros ECM, οι διαχειριστές των συμβάσεων σε κάθε τμήμα, μπορούν να ψηφιοποιήσουν όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής της σύμβασης, ώστε όλη η πληροφορία για την απόδοση των συμβάσεων της επιχείρησης να βρίσκεται συγκεντρωμένη και εύκολα προσβάσιμη από τη διοίκηση.