Την τελευταία πενταετία έχει ξεκινήσει ο ψηφιακός μετασχηματισμός σε όλες τις επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Σημαντικό μέρος αυτής της διαδικασίας που περιλαμβάνει πολλές φάσεις είναι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Ουσιαστικά, η εποχή όποτε όλα τα αρχεία σας ήταν σε έντυπη μορφή και καταναλώνανε χώρο αποθήκευσης, αλλά και χρόνο εύρεσης όσων χρειαζόσασταν έχει τελειώσει. Πλέον, υπάρχουν εξελιγμένες λύσεις που εγγυώνται την οργάνωση, αναζήτηση και εύρεση των εγγράφων σας σε δευτερόλεπτα.

Τα οφέλη για την επιχείρησή σας είναι αρκετά και σε πολλαπλά πεδία:

  1. Κερδίζετε χρόνο και διαθέτετε άμεση πρόσβαση ηλεκτρονικά από όποιο σημείο και εάν βρίσκεστε. Το μόνο προαπαιτούμενο είναι η εγκατάσταση της κατάλληλης πλατφόρμας διαχείρισης επιχειρησιακής πληροφορίας.
  2. Τέλος στην ανάγκη ύπαρξης μεγάλων χώρων για την αποθήκευση των έντυπων αρχείων σας. Με αυτό τον τρόπο εξοικονομείτε επιπλέον λειτουργικά κόστη.
  3. Οι ενδοεταιρικές σχέσεις, η επικοινωνία μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων, αλλά και η εξυπηρέτηση πελατών βελτιώνονται θεαματικά. Όλη η πληροφορία που αναζητάτε είναι οργανωμένη ηλεκτρονικά και έτοιμη να την αξιοποιήσετε μέσα σε δευτερόλεπτα.
  4. Απολαμβάνετε σημαντική εξοικονόμηση από τα έξοδα αντιγράφων και διανομής εγγράφων.

Ας δούμε παρακάτω, ξεχωριστά τα πλεονεκτήματα για την επιχείρησή σας από το Α ως το Ω.

Εύκολη και γρήγορη ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων σας

Η επιχείρησή σας διαθέτει τμήματα που διαχειρίζονται ξεχωριστές εργασίες. Κάθε τμήμα χρησιμοποιεί αρχεία με διαφορετικά είδη εγγράφων για τη λειτουργία του. Είτε πρόκειται για:

  • Συμβόλαια
  • Αποδείξεις
  • Επιστολές
  • Αποδεικτικά παραλαβών
  • Διαπιστευτήρια πελατών
  • Συμβάσεις με πελάτες ή με εργαζομένους

η κάθε μέρα περιλαμβάνει αρκετή ανταλλαγή, επεξεργασία και αποθήκευση εγγράφων. Και όλα είναι σημαντικά. Επιπλέον, είναι σύνηθες να αναζητάτε αρκετές φορές μέσα στην ημέρα, τα κατάλληλα έγγραφα που διευκολύνουν τις υποθέσεις σας.

Πόσο χρόνο θα εξοικονομούσατε, εάν όλα αυτά τα αρχεία ήταν ηλεκτρονικά, άμεσα διαθέσιμα 24/7 και οργανωμένα;

Πόσο πιο εύκολη θα ήταν η καθημερινότητα των εργαζομένων σας και κατ’ επέκταση η λειτουργία των τμημάτων, εάν οποιοδήποτε έγγραφο αναζητούσατε, το βρίσκατε άμεσα και χωρίς κόπο;

Η απάντηση είναι τόσο εύκολη όσο και η διαχείριση των εγγράφων σας.

Με την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορείτε να έχετε όλες τις πληροφορίες της επιχείρησης και των συνεργατών σας σωστά ταξινομημένες ανά κατηγορία.

Επίσης, με ένα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων όπως το Papyros μπορείτε να διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας, όπως ταιριάζει στην κάθε περίσταση. Μεταξύ άλλων μπορείτε:

  • Να διατηρήσετε το ιστορικό των αλλαγών τους.
  • Να τα υπογράψετε ψηφιακά. 
  • Να προσθέσετε σχόλια και σημειώσεις.
  • Να τα διακινήσετε στην εταιρεία για να εγκριθούν.
  • Να τα «συνδέσετε» με πελάτες, προμηθευτές ή άλλα σχετικά έγγραφα και οντότητες.
  • Να  δώσετε πρόσβαση σε αυτά σε άτομα εκτός της εταιρείας (πχ. πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές).

 Ποτέ πριν η ηλεκτρονική διαχείριση της πληροφορίας δεν ήταν τόσο εύκολη και γρήγορη.

Μάθετε πώς ο Papyros ECM καλύπτει όλες τις ανάγκες σας στη διαχείριση εγγράφων

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων & εύχρηστη οργάνωση των φακέλων σας

Πώς θέλετε να είναι οργανωμένοι οι φάκελοί σας;

  • Ανά πελάτη, προμηθευτή, σύμβαση και έργο;
  • Ανά είδος εγγράφου;
  • Ανά χρονολογική σειρά;

Ή θέλετε να αποφασίσετε εσείς ανά περίπτωση, μία εξατομικευμένη λύση οργάνωσης των εγγράφων σας;

Τώρα μπορείτε!

Με την κατάλληλη Enterprise Content Management πλατφόρμα, μπορείτε να οργανώσετε σε ηλεκτρονική μορφή ολα τα αρχεία σας. Η δε διαδικασία της οργάνωσης είναι εύχρηστη και αντανακλά τις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης.

Βρείτε όποιο έγγραφο αναζητάτε σε δευτερόλεπτα

Έχετε οργανώσει τα αρχεία σας. Τώρα, αναζητάτε να βρείτε το κατάλληλο έγγραφο για την εργασία σας ανά περίπτωση. Με μία απλή ή σύνθετη αναζήτηση με τη χρήση λέξεων-κλειδιά (keywords), το σύστημα σάς εμφανίζει σε δευτερόλεπτα το έγγραφο που ψάχνετε.

Τέλος στις δύσχρηστες αναζητήσεις και την απώλεια χρόνου για να βρείτε ανά φάκελο αυτό που ψάχνετε. Τώρα με πολύ απλό τρόπο, έχετε το αρχείο που αναζητάτε μπροστά σας.

Επιπροσθέτως, καθώς το προηγμένο λογισμικό λειτουργεί είτε τοπικά ή μέσω δικτύου, ή ακόμα και με την εφαρμογή για κινητά, μπορείτε να έχετε πρόσβαση ανά πάσα στιγμή και μέρος. Με αυτόν τον τρόπο οι καθημερινές σας υποχρεώσεις διεκπεραιώνονται χωρίς κανένα περιορισμό.

Το μόνο που χρειάζεται είναι να γνωρίζετε τι ψάχνετε κι όχι πού το έχετε αποθηκεύσει. Όλα τα υπόλοιπα τα «αναλαμβάνει» η πλατφόρμα, βελτιώνοντας την καθημερινότητά σας στη δουλειά, ενώ παράλληλα αναβαθμίζεται συνολικά και η λειτουργία του φορέα ή της επιχείρησής σας.

Βελτίωση ενδοεταιρικών σχέσεων με τη δυνατότητα διακίνησης εγγράφων 

Η δυνατότητα άμεσης διακίνησης εγγράφων στην επιχείρηση εξυπηρετεί τις ροές εργασίας, όπως για παράδειγμα τις εγκρίσεις δαπανών ή συμβάσεων, και έχει ως αποτέλεσμα τη βελτίωση των σχέσεων μεταξύ συνεργατών. Ο χρόνος εξυπηρέτησης πελατών μειώνεται στο ελάχιστο και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών συμβάλλει στην καλύτερη διάδραση μεταξύ των τμημάτων. Τέλος στις περιττές και χρονοβόρες αποστολές εγγράφων και μετακινήσεις στελεχών από το ένα τμήμα στο άλλο, για αλλαγές, εγκρίσεις και υπογραφές.

Με τον Papyros έχετε πρόσβαση σε ένα μέρος, επονομαζόμενο και ως “single source of truth”. Διευκολύνετε τη συνεργασία μεταξύ τμημάτων και τον μεταξύ τους διαμοιρασμό εγγράφων. Απλοποιήστε τη συμμετοχή σε αυτοματοποιημένες ροές εργασίες, μέσω της μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών. Κάντε ευκολότερο το διαμοιρασμό αρχείων και οδηγιών στους κατάλληλους παραλήπτες, για την ορθή διεκπεραίωση εργασιών.

Πλεονεκτήματα του Papyros της Modus για την ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων σας

Όλα τα παραπάνω τα προσφέρει ο Papyros, απλοποιώντας πλήρως τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων. Η προηγμένη πλατφόρμα Διαχείρισης Επιχειρησιακής Γνώσης Papyros (Enterprise Content Management) προσφέρει εξατομικευμένες λύσεις για κάθε επιχείρηση ή φορέα, ανεξάρτητα από τον κλάδο δραστηριοποίησης.

Για παράδειγμα, διαθέτετε επιχείρηση αλυσίδας λιανικών πωλήσεων και θέλετε να διαχειριστείτε τα παραστατικά των προμηθευτών, τα έγγραφα του προσωπικού ή τις ενέργειες του τμήματος marketing.

Ο Papyros αποτελεί την κατάλληλη λύση, που θα αυξήσει την παραγωγικότητα της εταιρείας σας. Πώς; Με τη σωστή, γρήγορη, εύκολη διαχείριση της επιχειρησιακής σας πληροφορίας και των εσωτερικών διαδικασιών, η οποία εξοικονομεί παραγωγικό χρόνο και μειώνει σημαντικά τα λειτουργικά κόστη της επιχείρησής σας.

Η πλήρης μετάβαση σε ένα paperless εργασιακό περιβάλλον αποτελεί  απαραίτητη προϋπόθεση για επιχειρήσεις που στοχεύουν την κορυφή!

Δείτε παραδείγματα των πλεονεκτημάτων του Papyros στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων ανά κλάδο δραστηριοποίησης

Με την πολευτή εμπειρία μας έχουμε αναπτύξει ευέλικτες υπηρεσίες:

  1. Εισαγωγής και αρχειοθέτησης των εγγράφων όλων των τύπων
  2. Διακίνησης της επιχειρησιακής πληροφορίας με αυτόματες ροές εργασίες (workflows) με ψηφιακές υπογραφές
  3. Οργανωμένης τήρησης αρχείου στο σύστημα
  4. Άμεσης ανάκτησης εγγράφων με χρήση πολλαπλών κριτηρίων
  5. Ασφάλειας δεδομένων και κρυπτογράφησής τους
  6. Πλήρους προστασίας των αρχείων σας σε περιπτώσεις κλοπής ή φυσικής καταστροφής
  7. Διαχρονικότητας

Επιπλέον, έχετε άμεση πρόσβαση σε οτιδήποτε αναζητάτε. Αυτό συμβαίνει καθώς δεν έχει σημασία από ποιο περιβάλλον ανοίγετε τον Πάπυρο. Μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε:

  • Τοπικά με Windows client
  • Μέσω δικτύου (Web client)
  • Μέσω της εφαρμογής για κινητά Papyros Mobile App

σε οποιοδήποτε τύπο εγκατάστασης (on-prem, cloud, hybrid) και με όποια αδειοδότηση επιθυμείτε, καθώς διατίθεται σε πλήθος εκδόσεων. 

Με αυτές τις επιλογές όλη η λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη προς χρήση. Ιδιαίτερα με την εφαρμογή για κινητά έχετε κυριολεκτικά όλη την πληροφορία στα χέρια σας όπου κι αν βρίσκεστε.

Και εάν ανησυχείτε για την ασφάλεια των εγγράφων σας, ο Papyros διαθέτει ένα εξελιγμένο σύστημα δικαιωμάτων, ρόλων και εξουσιοδοτήσεων. Έτσι, είστε ασφαλείς ότι οι σωστοί άνθρωποι βλέπουν τα σωστά έγγραφα. Το σύστημα διαχείρισης εφαρμόζει κανόνες είτε στους χρήστες ή και στις οντότητες, καλύπτοντας κάθε πιθανή λεπτομέρεια. Ουσιαστικά μεταξύ άλλων προσφέρει:

  • Δικαιώματα ανά χρήστη ή ομάδες χρηστών
  • Εξουσιοδοτήσεις σε οντότητες πληροφορίας και έγγραφα
  • Κρυπτογράφηση πληροφοριών και εγγράφων

Μπορείτε να επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας για μια δωρεάν μελέτη απόσβεσης επένδυσης από έμπειρα στελέχη μας (ROI analysis). Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να υπολογίσετε ακριβώς το όφελος που μπορείτε να έχετε με την εφαρμογή των λύσεών μας για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.

Δωρεάν Ανάλυση Return on Investment με τον Papyros ECM