Case Study: Διαχείριση Προσφορών, Διαγωνισμών και Συμβάσεων

Πελάτης: ΤΙΤΑΝ ΑΕ

FAQ | modus.gr

01. Η Ανάγκη
02. Περιγραφή της λύσης
03. Τα Οφέλη
01. Η Ανάγκη

Στο πλαίσιο της επιτάχυνσης χρήσης ψηφιακών εργαλείων, η εταιρία προχωρούσε στην πλήρη αυτοματοποίηση της διαδικασίας διενέργειας προμηθειών και διαγωνισμών με ταυτόχρονη ψηφιοποίηση τους ώστε να είναι διαθέσιμες ηλεκτρονικά σε όλα τα στελέχη που συμμετέχουν στην διαδικασία.

Αντίστοιχος σχεδιασμός υπήρχε για ψηφιοποίηση των συμβάσεων και ηλεκτρονική διαχείρισή τους από την οικονομική υπηρεσία με σκοπό την μείωση της φυσικής διακίνησης εγγράφων και της ανάγκης πολλαπλών καταχωρήσεων των ίδιων στοιχείων σε διαφορετικά συστήματα.

02. Περιγραφή της λύσης

Η υλοποίηση του έργου έγινε με την προμήθεια του συστήματος Papyros για τη διαχείριση των εγγράφων και την τυποποίηση διαδικασιών έγκρισης προσφορών, διαγωνισμών, και συμβάσεων, μέσω υλοποίησης σχετικών ψηφιακών φορμών, φακέλων, ροών εργασίας (workflows) και ειδοποιήσεων. Συγκεκριμένα υλοποιήθηκαν:

  • Ηλεκτρονική Διαχείριση Προμηθειών και Διαγωνισμών στα Κεντρικά Γραφεία και στα τέσσερα εργοστάσια τσιμέντου της εταιρείας
  • Ηλεκτρονική Διαχείριση Προμηθειών του ομίλου (Group PRC)
  • Ηλεκτρονική Διαχείριση Συμβάσεων, με δυνατότητα εξαγωγής αρχείου xml προς υποβολή στο TaxisNet
  • Ηλεκτρονική Διαχείριση και Διακίνηση Αλληλογραφίας (Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο) των κεντρικών γραφείων
  • Ψηφιοποίηση του αρχείου ενεργών Συμβάσεων
  • Ψηφιοποίηση του αρχείου Διαγωνισμών Προμηθειών
03. Τα Οφέλη

Με την εφαρμογή των λύσεων της Modus η εταιρεία απολαμβάνει πλέον τα παρακάτω οφέλη:

  • Ταχύτερη διεκπεραίωση των εσωτερικών διαδικασιών διενέργειας διαγωνισμών και προμηθειών, μείωση του απαιτούμενου ανθρωποχρόνου και της φυσικής διακίνησης εγγράφων
  • Άμεση πρόσβαση στα στοιχεία των διαγωνισμών τα οποία πλέον τηρούνται ηλεκτρονικά
  • Βελτίωση της διαδικασίας διαχείρισης συμβάσεων με δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αρχείου χωρίς την ανάγκη διπλοκαταχώρησης

Είπαν για εμάς

Ζούμε σε έναν ψηφιακό κόσμο που λειτουργεί από οπουδήποτε, οποτεδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή. Η δυνατότητα που μας έδωσε η πλατφόρμα Papyros να μπορούμε να εργαστούμε όχι μόνο από το γραφείο μας αλλά μέσω web ή mobile μας έχει προσφέρει μεγάλη ευελιξία και έχει αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητά μας.

Rely Papyros | modus.gr Άννα Παπακώστα
Προϊσταμένη Διοικητικών Υπηρεσιών, ΑΤΤΙΚΗ ΟΔΟΣ Α.Ε.

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Η καθημερινή ροή εργασίας σε αρκετά τμήματα των κεντρικών  γραφείων απλουστεύτηκε και τυποποιήθηκε και σε συνδυασμό με την ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου λάθους έχει επιφέρει μεγάλη αύξηση παραγωγικότητας.

Rely Papyros | modus.gr Ελένη Τσιτσοπούλου
IT Director, Jumbo

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα, να προσθέτουμε νέες ροές στον Papyros αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων αναγκών. Βασικός παράγοντας για την επιλογή μας να συνεργαστούμε με τη Modus ήταν η πλατφόρμα Papyros. Μέσω αυτής όχι μόνο αυτοματοποιήσαμε τις διαδικασίες μας αλλά συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα να προσθέτουμε νέες ροές (workflows) αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων επιχειρησιακών αναγκών που προκύπτουν.

Rely Papyros | modus.gr Ευάγγελος Πασχάλης
Διευθυντής Μηχανογράφησης, Υδρόγειος Ασφαλιστική

Εκ μέρους της Ορίζων Ασφαλιστικής Εταιρίας θα ήθελα να επισημάνω ότι η λειτουργία του Papyros έχει φέρει εντυπωσιακά αποτελέσματα στην διαχείριση των εταιρικών εγγράφων και στην αυτοματοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών. Παράλληλα συνεισφέρει στον ψηφιακό μετασχηματισμό της εταιρίας  και στην χρήση λιγότερων χάρτινων πόρων. Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι η εύκολη διασύνδεση / συνεργασία με το ERP σύστημα της εταιρίας, γεγονός που πολλαπλασιάζει την επιχειρησιακή του αξία.

Rely Papyros | modus.gr Τσακαρισιάνος Χριστόφορος
Data Protection Officer, Ορίζων Ασφαλιστική

Ο κλάδος των αεροδρομίων διακρίνεται για τον προσανατολισμό του σε τεχνολογικά αναβαθμισμένες και πρωτοπόρες λύσεις που συμβάλουν στην ενίσχυση της «ηλεκτρονικοποίησης» και της ψηφιοποίησης των λειτουργιών τους. Για το λόγο αυτό, λύσεις που μειώνουν τη χρήση χαρτιού και συμβάλουν στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος εξετάζονται κατά προτεραιότητα και εντάσσονται στο λειτουργικό περιβάλλον του Διεθνούς Αερολιμένα Αθηνών. Από αυτή την άποψη η πλατφόρμα Papyros έχει βελτιστοποιήσει κατακόρυφα την ταχύτητα διεκπεραίωσης αλλά και την ασφάλεια φύλαξης του περιεχομένου των εγγράφων, ελαχιστοποιώντας τη χρήση χαρτιού και αξιοποιώντας τις σύγχρονες δυνατότητες ψηφιακής αρχειοθέτησης σε ασφαλές περιβάλλον.

Rely Papyros | modus.gr Αλέξανδρος Ζιώμας
Director, Information Technology & Telecommunications Business Unit at Athens International Airport

το πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού αλλά και για να πετύχουμε καλύτερη διαχείριση εγγράφων ανάμεσα στα 15 σημεία που έχει δραστηριότητες η Fraport Greece, συνεργαστήκαμε με τη Modus και την πλατφόρμα Papyros. Στόχος των προσπαθειών μας είναι η βελτιωμένη συνεργασία και η αποτελεσματικότητα, όπως επίσης οι μειωμένοι χρόνοι έγκρισης και η πιστή τήρηση της εταιρικής συμμόρφωσης και διακυβέρνησης.

Rely Papyros | modus.gr John Theofilos
Head of IT & Telecoms Unit, Fraport Greece

Με τη χρήση της πλατφόρμας Papyros της Modus, καταφέραμε να μετασχηματίσουμε ψηφιακά τη διαδικασία διαχείρισης των εισερχομένων εγγράφων. Το αποτέλεσμα ήταν η ταχύτερη ολοκλήρωση των διαδικασιών, χωρίς λάθη και παραλείψεις, και παράλληλα, η ενημέρωση των ενδιαφερόμενων σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι με την εξάλειψη της χρήσης του χαρτιού, συμβάλλουμε ενεργά στη βελτίωση του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος.

Rely Papyros | modus.gr Πάνος Τσιάκης, PhD
Διευθυντής Επιχειρησιακών Εφαρμογών, ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ ΑΕ

Επικοινωνήστε μαζί μας | modus.gr

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Είμαστε στη διάθεσή σας για να αναλύσουμε τις ανάγκες σας και να σας προτείνουμε την κατάλληλη λύση

Κλείστε μια συνάντηση