Case Study: Διαχείριση Προσφορών, Διαγωνισμών και Συμβάσεων

Title

Ο κλάδος των αεροδρομίων διακρίνεται για τον προσανατολισμό του σε τεχνολογικά αναβαθμισμένες και πρωτοπόρες λύσεις που συμβάλουν στην ενίσχυση της «ηλεκτρονικοποίησης» και της ψηφιοποίησης των λειτουργιών τους. Για το λόγο αυτό, λύσεις που μειώνουν τη χρήση χαρτιού και συμβάλουν στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος εξετάζονται κατά προτεραιότητα και εντάσσονται στο λειτουργικό περιβάλλον του Διεθνούς Αερολιμένα Αθηνών. Από αυτή την άποψη η πλατφόρμα Papyros έχει βελτιστοποιήσει κατακόρυφα την ταχύτητα διεκπεραίωσης αλλά και την ασφάλεια φύλαξης του περιεχομένου των εγγράφων, ελαχιστοποιώντας τη χρήση χαρτιού και αξιοποιώντας τις σύγχρονες δυνατότητες ψηφιακής αρχειοθέτησης σε ασφαλές περιβάλλον.

το πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού αλλά και για να πετύχουμε καλύτερη διαχείριση εγγράφων ανάμεσα στα 15 σημεία που έχει δραστηριότητες η Fraport Greece, συνεργαστήκαμε με τη Modus και την πλατφόρμα Papyros. Στόχος των προσπαθειών μας είναι η βελτιωμένη συνεργασία και η αποτελεσματικότητα, όπως επίσης οι μειωμένοι χρόνοι έγκρισης και η πιστή τήρηση της εταιρικής συμμόρφωσης και διακυβέρνησης.

Ζούμε σε έναν ψηφιακό κόσμο που λειτουργεί από οπουδήποτε, οποτεδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή. Η δυνατότητα που μας έδωσε η πλατφόρμα Papyros να μπορούμε να εργαστούμε όχι μόνο από το γραφείο μας αλλά μέσω web ή mobile μας έχει προσφέρει μεγάλη ευελιξία και έχει αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητά μας.

Με τη χρήση της πλατφόρμας Papyros της Modus, καταφέραμε να μετασχηματίσουμε ψηφιακά τη διαδικασία διαχείρισης των εισερχομένων εγγράφων. Το αποτέλεσμα ήταν η ταχύτερη ολοκλήρωση των διαδικασιών, χωρίς λάθη και παραλείψεις, και παράλληλα, η ενημέρωση των ενδιαφερόμενων σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι με την εξάλειψη της χρήσης του χαρτιού, συμβάλλουμε ενεργά στη βελτίωση του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος.

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα, να προσθέτουμε νέες ροές στον Papyros αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων αναγκών. Βασικός παράγοντας για την επιλογή μας να συνεργαστούμε με τη Modus ήταν η πλατφόρμα Papyros. Μέσω αυτής όχι μόνο αυτοματοποιήσαμε τις διαδικασίες μας αλλά συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα να προσθέτουμε νέες ροές (workflows) αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων επιχειρησιακών αναγκών που προκύπτουν.

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Η καθημερινή ροή εργασίας σε αρκετά τμήματα των κεντρικών  γραφείων απλουστεύτηκε και τυποποιήθηκε και σε συνδυασμό με την ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου λάθους έχει επιφέρει μεγάλη αύξηση παραγωγικότητας.

Εκ μέρους της Ορίζων Ασφαλιστικής Εταιρίας θα ήθελα να επισημάνω ότι η λειτουργία του Papyros έχει φέρει εντυπωσιακά αποτελέσματα στην διαχείριση των εταιρικών εγγράφων και στην αυτοματοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών. Παράλληλα συνεισφέρει στον ψηφιακό μετασχηματισμό της εταιρίας  και στην χρήση λιγότερων χάρτινων πόρων. Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι η εύκολη διασύνδεση / συνεργασία με το ERP σύστημα της εταιρίας, γεγονός που πολλαπλασιάζει την επιχειρησιακή του αξία.