Η λήψη αποφάσεων είναι μια διαδικασία που βρίσκεται στην καρδιά κάθε επιχείρησης και απασχολεί καθημερινά όλα τα στελέχη της διοίκησης. Πρόκειται για ενέργειες για τις οποίες δυστυχώς οι περισσότεροι πιστεύουν ότι:

«Μπορούμε να έχουμε καλές αποφάσεις ή γρήγορες, αλλά όχι και τα δύο».

Σε πρόσφατη έρευνα της McKinsey στην οποία συμμετείχαν περισσότερα από 1.200 διευθυντικά στελέχη παγκόσμιων εταιρειών:

  • Λιγότεροι από τους μισούς ερωτηθέντες λένε ότι οι αποφάσεις είναι έγκαιρες
  • Περισσότεροι από το 60% λέει ότι τουλάχιστον ο μισός χρόνος που αφιερώνεται στη λήψη τους είναι αναποτελεσματικός.

Εντυπωσιακό όμως είναι και το κόστος των παραπάνω. Η έρευνα δείχνει ότι οι διευθυντές σε μια τυπική Fortune 500 εταιρεία μπορεί να σπαταλούν περισσότερες από 500.000 ημέρες το χρόνο σε αναποτελεσματικές αποφάσεις. Ενδεικτικά να αναφέρουμε ότι περίπου 530.000 ημέρες του χρόνου των διευθυντών που δυνητικά σπαταλώνται κάθε χρόνο σε μια τυπική εταιρεία Fortune 500, ισοδυναμούν με περίπου 250 εκατομμύρια δολάρια σε μισθούς ετησίως.

Ποιο είναι λοιπόν το εμπόδιο;

Ποιες είναι οι προϋποθέσεις για καλή λήψη αποφάσεων;

Σίγουρα ένα πρώτο βασικό βήμα είναι η οργάνωση της πληροφορίας και η προβολή της άμεσα και σωστά ταξινομημένη. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να στερεωθεί μια γερή βάση για τη λήψη αποφάσεων.

Ένα σύστημα Enterprise Content Management όπως η πλατφόρμα Papyros ECM, είναι το σημείο εκκίνησης για κάθε προσπάθεια βελτίωσης των ενδοεταιρικών διαδικασιών.

Ο λόγος είναι ότι συγκεντρώνει όλη την επιχειρησιακή πληροφορία, την χαρακτηρίζει και την καθιστά άμεσα ανακτήσιμη.

Ακολουθούν 4 τρόποι με τους οποίους τα συστήματα ECM επιταχύνουν την πρόσβαση στην απαραίτητη πληροφορία για τη λήψη αποφάσεων (decision making):

1. Απεριόριστη πρόσβαση στην πληροφορία για λήψη αποφάσεων (decision making)

Η εργασία πλέον φεύγει από τα στενά όρια ενός γραφείου, ενός εταιρικού κτιρίου και μπορεί να γίνεται οπουδήποτε, οποτεδήποτε. Πέρα από την πανδημία που ενίσχυσε το κίνημα «work from home», πλέον οι περισσότεροι C-Level μιας επιχείρησης χρησιμοποιούν σε μεγάλο βαθμό το κινητό ή το tablet τους.

Με το Papyros Mobile App μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα έγγραφα, τις εργασίες και τις εκκρεμότητές σας όποια στιγμή το θελήστε. Η εφαρμογή αυτή για κινητά σας παρέχει τη δυνατότητα να:

1. Προβάλλετε τα έγγραφά σας

2. Υπογράφετε ψηφιακά

3. Διεκπεραιώνετε τις εργασίες σας

4. Βλέπετε τις εκκρεμότητές σας

5. Αναζητάτε αρχεία και πληροφορίες

2. Συγκέντρωση πληροφορίας σε ένα σημείο

Συνήθως κάθε τμήμα έχει το δικό του σύστημα μηχανογράφησης. Το λογιστήριο έχει το ERP, οι πωλήσεις και το marketing το CRM, η διοίκηση το ΒΙ κλπ. Όταν κάποιος αναζητά μια πληροφορία πρέπει να ψάχνει σε πολλαπλά πληροφοριακά συστήματα, συχνά χωρίς αποτέλεσμα, πάντα όμως έχοντας χάσει σημαντικό χρόνο.

Η λύση είναι ένα σύστημα ECM το οποίο να τρέχει οριζόντια σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης και να λειτουργεί ως single point of truth για κάθε πληροφορία. Χάρη στα Papyros Web Services / Papyros API η διασύνδεση όλων των συστημάτων μπορεί να γίνει πραγματικότητα. Ταυτόχρονα παρέχουν άμεση πρόσβαση στην πληροφορία από όλα τα τμήματα, δημιουργώντας τη βάση για ορθή και γρήγορη λήψη αποφάσεων (decision making).

3. Χαρακτηρισμός με μετα-δεδομένα

Η πληροφορία δεν αρκεί να είναι συγκεντρωμένη σε ένα σημείο, πρέπει να είναι και σωστά αρχειοθετημένη, ώστε να μπορεί να αναζητηθεί. Είναι επομένως απαραίτητο το κάθε αρχείο να έχει συνδεθεί με συγκεκριμένες τιμές χαρακτηρισμού (μεταδεδομένα). Έτσι, μπορεί να ανακτάται όχι με κριτήριο το που έχει αποθηκευτεί αλλά με βάση το τί είναι.

Με την αυτοματοποιημένη αρχειοθέτηση του Papyros ECM εξοικονομείτε σημαντικό χρόνο καθώς το σύστημα συλλέγει τα δεδομένα του εγγράφου και τα αποθηκεύσει σε ψηφιακές φόρμες, είτε χειροκίνητα ή αυτοματοποιημένα. Ακόμα καλύτερα, μπορείτε μόνοι σας να σχεδιάστε τις φόρμες αυτές, με το Papyros Form Designer, ώστε να αποτυπώνουν ακριβώς την επιχειρησιακή σας λογική και να είναι προσαρμόσιμες σε κάθε αλλαγή.

Μάθετε για τα πλεονεκτήματα του ECM

4. Αυτοματοποίηση διαδικασιών

Συχνά, η λήψη αποφάσεων μένει πίσω καθώς ο χρόνος μας αναλώνεται στην εκτέλεση και παρακολούθηση των καθημερινών εργασιών και διαδικασιών. Η αυτοματοποίηση μπορεί να απελευθερώσει το προσωπικό από επαναλαμβανόμενες εργασίες. Ταυτόχρονα η διοίκηση μπορεί απομακρυσμένα και από το κινητό να μελετά όλο το σχετικό υλικό και να λαμβάνει γρήγορα αποφάσεις έγκρισης ή απόρριψης, ακόμα και όταν βρίσκεται σε επαγγελματικά ταξίδια.

Παράλληλα, εφόσον τυποποιήσετε απλές εγκριτικές ή και πολύπλοκες διαδικασίες του οργανισμού σας, ώστε να εκτελούνται ψηφιακά και αυτοματοποιημένα μέσα από ένα κατάλληλο σύστημα ECM, αποκτάτε άμεσα πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες για το ιστορικό, την πρόοδο των θεμάτων σας, καθώς και το φόρτο εργασίας του προσωπικού σε αληθινό χρόνο.

Η ορατότητα στις εσωτερικές διαδικασίες καθιστά δυνατή τη λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων. Έτσι, η διοίκηση μπορεί να αναπροσαρμόζει τις προτεραιότητες του οργανισμού.

Ζητήστε DEMO