Ο νέος κανονισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ακούγεται όλο και συχνότερα τους τελευταίους μήνες, καθώς σε λιγότερο από 100 ημέρες θα τεθεί σε ισχύ. Ο λόγος για τον GDPR, δηλαδή τον General Data Protection Regulation, ο οποίος δεν είναι απλώς μια οδηγία της Ε.Ε. αλλά ένας κανονισμός, με υποχρεωτική ισχύ δηλαδή σε όλα τα κράτη μέλη, αλλά και σε όλες τις εταιρείες, ανεξαρτήτως τοποθεσίας έδρας, οι οποίες διαχειρίζονται δεδομένα πελατών – κατοίκων Ε.Ε.. Υπάρχουν μάλιστα υψηλά πρόστιμα για τη μη συμμόρφωση, τα οποία μπορεί να φτάσουν και τα 20 εκατομμύρια €  ή το 4% του ετήσιου κύκλου εργασιών.

Τι σχέση έχει αυτό όμως με τη Modus και τι ρόλο μπορεί να παίζει ένα σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακού Περιεχομένου (ECM) όπως ο Papyros; Η απάντηση είναι: άμεση. Η απάντηση είναι μια ερώτηση: κανονισμοί μπορεί να υπάρχουν, όμως πώς εξασφαλίζει κανείς ότι τηρούνται από όλους, καθημερινά και για όλες τις διαδικασίες; Η λύση είναι η καθολική εφαρμογή του Papyros, η οποία διασφαλίζει:

  • Χαρακτηρισμό και αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων με κατάλληλα δεδομένα.
  • Αυτόματη εκτέλεση τυποποιημένων διαδικασιών, ταχύτατα, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες και χωρίς λάθη, διασφαλίζοντας την τήρηση τους.
  • Ασφαλή τήρηση όλων των δεδομένων και διαβαθμισμένη πρόσβαση μόνο σε όσους επιτρέπεται και ο,τι επιτρέπεται.
  • Ιχνηλασιμότητα (audit trail) ώστε σε περίπτωση παράβασης ή/και διαρροής (breach, leak) να μπορεί εύκολα να τηρείται το «ποιος, τι, πότε και που».

Επίσης, ο Papyros υπόκειται στις αρχές «privacy by design» και «privacy by default» του κανονισμού, καθώς η ασφάλεια είναι από τους βασικούς πυλώνες του , ήδη από τη διαδικασία ανάπτυξής του, με ορισμό δικαιωμάτων, εξουσιοδοτήσεων, αλλά και με τεχνολογίες κρυπτογράφησης.

Τέλος, όλα τα παραπάνω γίνονται μέσα σε ένα paperless περιβάλλον, καθώς θα ήταν αδύνατο να πραγματοποιηθούν σε περιπτώσεις έγχαρτου αρχείου. Διότι μπορεί κάποιοι να είναι σκεπτικοί με τα trends όπως το digital transformation, cloud & mobility κλπ, όμως ποιος μπορεί να βεβαιώσει ότι ένα έγγραφο, σε έντυπη μορφή, δεν έχει αναπαραχθεί, χαθεί, αρχειοθετηθεί σε λάθος κούτα ή σταλεί παράνομα;

Επομένως, τι λέτε, είστε έτοιμοι για την 25η Μαΐου 2018;