Προτεινόμενη Λύση

Η πλατφόρμα Πάπυρος δρα ως η πύλη εισόδου της επιχείρησης, όσον αφορά εισερχόμενα δεδομένα και έγγραφα. Αναγνωρίζει αυτόματα την αλληλογραφία ανάλογα με το περιεχόμενo, είτε πρόκειται για έντυπα (κατόπιν ψηφιοποίησης μέσω scanner) ή για ηλεκτρονικά αρχεία (emails ή λοιπά αρχεία τοπικά αποθηκευμένα στον υπολογιστή). Κατόπιν αναλύει και διακινεί την πληροφορία στο κατάλληλο τμήμα, προσωπικό ή και σε τρίτο σύστημα.

Σχέδιο Δράσης

Συλλογή Δεδομένων

Το σύστημα συνεργάζεται με scanners, πολυμηχανήματα, mail servers, fax servers κ.α. για την κεντρική διαχείριση όλων των εισερχομένων εγγράφων, ανεξαρτήτως του τύπου αρχείου ή του τρόπου που φθάνουν στην επιχείρηση. Στην περίπτωση των mails αναγνωρίζεται και το σώμα του κειμένου αλλά και τα συνημμένα, ενώ επίσης γίνεται και μια πρώτη επεξεργασία εικόνας (deskew, noise reduction κ.α.)

Αρχειοθέτηση

Με τη χρήση OCR και Data Capture τεχνολογιών αποδίδονται στα έγγραφα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά (μεταδεδομένα) με τα οποία κατόπιν αρχειοθετούνται και διακινούνται. Μπορούν να υλοποιηθούν από τις πιο απλές ως τις πιο περίπλοκες ροές εργασίας, αποτυπώνοντας με ακρίβεια και εκτελώντας πλέον αυτόματα, γρήγορα και χωρίς λάθη όλο το φάσμα των επιχειρησιακών διαδικασιών μιας εταιρείας ή φορέα.

Διανομή

Το Σύστημα Διαχείρισης Αλληλογραφίας μειώνει στο ελάχιστο, ή και τελείως, τα έξοδα διανομής και το κόστος αποθήκευσης των εγγράφων, ενώ πολύ σημαντική είναι και η μείωση του χρόνου που απαιτείται για τη χειροκίνητη διαχείριση των εγγράφων, προσφέροντας παράλληλα μεγαλύτερη ασφάλεια. Επίσης, χάρη στους connectors του συστήματος με τρίτες εφαρμογές (ERP, Office, Outlook) αποφεύγονται οι διπλοκαταχωρήσεις και τα λάθη, ενω οι χρήστες εργάζονται σε ένα ενιαίο, εύκολο και φιλικό περιβάλλον.

Διαχείριση & Αναφορές

Μέσω ενός πλήρους συστήματος διαχείρισης χρηστών ορίζονται επακριβώς τα δικαιώματα, οι ρόλοι, οι ομάδες και οι εξουσιοδοτήσεις του χρήστη, σε συμφωνία με το οργανόγραμμα της επιχείρησης. Επίσης χάρη στις στατιστικές αναφορές που παράγονται αυτόματα από το σύστημα υπάρχει άμεση επίβλεψη της κατάστασης.

Μάθετε Περισσότερα

 Οι λύσεις μας εφαρμόζονται ήδη σε πλήθος φορέων του δημοσίου (Υπουργείο Παιδείας, Υπουργείο Ανάπτυξης κ.α.), εκπαιδευτικά ιδρύματα (Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο) και Επιχειρήσεις Κοινής Ωφέλειας (ΔΕΗ).

Δείτε παρακάτω πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε την πλατφόρμα Πάπυρος,  σε συνδυασμό με την παροχή σχετικών Υπηρεσιών για αναδιοργάνωση και απλοποίηση των εσωτερικών σας διαδικασιών