Σε προηγούμενα άρθρα μας είδαμε τι είναι paperless office και αναφέραμε τα οφέλη του. Σήμερα κλείνουμε την τριλογία The Paperless Series της Modus με προτάσεις για τη μετάβαση σε paperless office.

Πρόκειται λοιπόν για τρία απλά βήματα:

  1. Ανάλυση: Τι συμβαίνει τώρα;

    1. Καταγράψτε το πού και πώς εμφανίζεται το χαρτί στην εργασία σας: ποιες διαδικασίες καθυστερεί, πότε συσσωρεύεται στα γραφεία, πού περιορίζει την άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και ροές εργασίας.
    2. Ερευνήστε πώς οι paper free διαδικασίες θα μπορούσαν να αυξήσουν την ταχύτητα απόκρισης στα αιτήματα πελατών και συνεργατών.

  2. Υλοποίηση: Η ώρα για δράση.

    1. Σταματήστε να τυπώνετε τα έγγραφα που χρειάζονται έγκριση ή υπογραφή: οι ψηφιακές υπογραφές είναι σύμφωνες με το νόμο και επιπλέον πολύ εύκολες στη χρήση
    2. Ξεκινήστε από τα απλά: σύστημα διαχείρισης αλληλογραφίας έχετε; Γιατί να συνεχίζετε να βγάζετε φωτοτυπίες και να αρχειοθετείτε σε φακέλους και ντουλάπες τα εισερχόμενα; Ένα scanner στη βασική πύλη εισόδου της αλληλογραφίας και ξεκινήστε να αρχειοθετείτε και να διακινείτε τα έγγραφα ψηφιακά.
    3. Δυο λέξεις: απλοποίηση διαδικασιών. Διότι το θέμα δεν είναι να μεταφέρουμε σε ψηφιακή μορφή ό,τι κάνουμε σε «αναλογική» αλλά να αυτοματοποιήσουμε τις καθημερινές μας εργασίες, αποφεύγοντας επιτέλους τις πολλαπλές χειροκίνητες ενέργειες και βέβαια τα λάθη.

  3. Συντήρηση: Το paperless office είναι μια συνεχής διαδικασία.

    1. Ορίστε σαφείς κανόνες για τον περιορισμό εκτυπώσεων και τη μείωση χρήσης χαρτιού εν γένει. Ενημερώστε για τα οφέλη του εγχειρήματος.
    2. Τέλος, πολύ απλά φανταστείτε πώς θα είστε σε ένα, δύο ή και πέντε χρόνια από τώρα, αν συνεχίσετε να εργάζεστε «στην εποχή του χαρτιού». Δεν χρειάζεται πλέον επιστημονική φαντασία, αρκεί μια ματιά γύρω μας.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Μπορείτε να δείτε πώς λειτουργεί η πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων και Διαδικασιών Πάπυρος της Modus ή να επικοινωνήσετε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες. Θα χαρούμε πολύ να συζητήσουμε πώς μπορείτε να κάνετε το paperless office πραγματικότητα στην επιχείρηση ή το φορέα σας ώστε να ωφεληθείτε τα μέγιστα από αυτό!