Αναρωτιέστε ακόμα γιατί πρέπει άμεσα να εγκαταλείψετε την χρήση του VPN για πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες; Στο συγκεκριμένο άρθρο σας εξηγούμε αναλυτικά τα ζητήματα που προκύπτουν από τη χρήση VPN στο μοντέλο της απομακρυσμένης εργασίας και πώς μπορείτε να αναβαθμίσετε τη ροή εργασιών σας.

Προσαρμογής στο μοντέλο της απομακρυσμένης εργασίας

Τα έτη 2020 – 2021 ήταν μια δύσκολη και διδακτική περίοδος για τις επιχειρήσεις στην Ελλάδα και στον κόσμο. Η ανάγκη προσαρμογής στο μοντέλο της απομακρυσμένης εργασίας ανέδειξε μικρές και μεγάλες αδυναμίες στην υποδομή κάθε επιχείρησης. Συγκεκριμένα, σημειώθηκαν ελλείψεις και ζητήματα στη δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης σε κρίσιμες πληροφορίες και εργαλεία, απαραίτητα για την καθημερινή διεκπεραίωση των εργασιών της εταιρίας. 

Ένα μεγάλο μέρος της αγοράς για να μπορέσει να ανταπεξέλθει άμεσα στο νέο μοντέλο εργασίας επέλεξε προσωρινές λύσεις. Μία από αυτές ήταν η χρήση της τεχνολογίας VPN για να προσφέρει στο προσωπικό την απαραίτητη απομακρυσμένη πρόσβαση σε έγγραφα και εφαρμογές της εταιρίας. 

Πολύ γρήγορα όμως το VPN έγινε ο μεγάλος πονοκέφαλος:

  • του τμήματος πληροφορικής, 
  • των υπεύθυνων κανονιστικής συμμόρφωσης, 
  • του προσωπικού.

Τι είναι το VPN με απλά λόγια

Το VPN (virtual private network – δηλαδή εικονικό ιδιωτικό δίκτυο) μας δίνει την δυνατότητα να συνδεθούμε απομακρυσμένα στο εσωτερικό δίκτυο της επιχείρησής μας ακόμα και αν βρισκόμαστε εκτός γραφείου. Μέσω ειδικής εφαρμογής που εγκαθίσταται στην προσωπική μας συσκευή (υπολογιστή, κινητό ή tablet), αποκτούμε πρόσβαση στις εφαρμογές, φακέλους και αρχεία που διαχειριζόμαστε όταν είμαστε στο κτήριο του οργανισμού στον οποίο εργαζόμαστε.

Η τεχνολογία του VPN είναι εξαιρετικά χρήσιμη στο τεχνικό προσωπικό που μπορεί να εκτελεί απομακρυσμένα εργασίες συντήρησης στα πληροφοριακά συστήματα μιας επιχείρησης. 

Τι συμβαίνει όμως, όταν η χρήση του επεκτείνεται στην υποστήριξη της απομακρυσμένης εργασίας του προσωπικού και άλλων τμημάτων; Εκεί αρχίζουν να εμφανίζονται τα σημαντικά προβλήματα και οι αδυναμίες της συγκεκριμένης τεχνολογίας.

Προβλήματα χρήσης VPN για πρόσβαση σε έγγραφα και εφαρμογές

Σοβαρή μείωση παραγωγικότητας

Όσοι έχουν χρησιμοποιήσει VPN γνωρίζουν τα συχνά προβλήματα και τις καθυστερήσεις που εμφανίζονται στην καθημερινή εργασία. Ο πολύτιμος χρόνος του προσωπικού χάνεται καθημερινά άσκοπα λόγω των παρακάτω:

  • Σημαντικές μειώσεις στην ταχύτητα
  • Προβλήματα στην σύνδεση και αποσύνδεση του VPN
  • Συχνά σφάλματα που παρουσιάζονται στις εφαρμογές που χρησιμοποιούμε μέσω VPN

Αύξηση Λειτουργικού Κόστους

Η αύξηση του αριθμού χρηστών που χρησιμοποιούν το VPN για την καθημερινή εργασίας τους έχουν ως αποτέλεσμα να πληθαίνουν οι ανάγκες:

  1. Υποδομής δικτύων
  2. Τεχνικής υποστήριξης της επιχείρησης για τη συνεχή επίλυση προβλημάτων 
  3. Βοήθεια στους χρήστες

Αυτό μεταφράζεται σε περαιτέρω κόστη υποδομής και ανθρωποώρες. Ακόμα, στην περίπτωση που η επιχείρηση στεγάζεται σε παραπάνω από μια διευθύνσεις, τότε το κόστος αυτό πολλαπλασιάζεται.

Αύξηση Νομικού Ρίσκου

Η χρήση του VPN αποτελεί εφιάλτη για τον υπεύθυνο ασφάλειας δικτύων. Ενεργοποιώντας την πρόσβαση μέσω VPN ευρέως στο προσωπικό σας, αυξάνεται το ρίσκο παραβιάσεων σημαντικά και οριζόντια σε όλη την υποδομή της επιχείρησης. Παράλληλα, οι δυνατότητες ελέγχου ή καταγραφής πρόσβασης σε επιμέρους πληροφορίες και εφαρμογές είναι ιδιαίτερα περιορισμένη. Επιπρόσθετα, η εργασία μέσω VPN από προσωπικές συσκευές οι οποίες δεν ελέγχονται από την πληροφορική της εταιρίας, εκθέτει πολλαπλάσια όλο το δίκτυο της επιχείρησης σε κακόβουλες ενέργειες και λογισμικό.

Εμπόδιο στην ανάπτυξη

Οι τεχνολογίες VPN είναι από τη φύση τους αρκετά περιοριστικές και δύσκολες στην διεύρυνση, καθώς και στην διαχείριση τους, ειδικά όσο μια επιχείρηση αναπτύσσεται. Το σύνολο των προβλημάτων και των περιορισμών που αναφέρονται παραπάνω απαιτούν δυσανάλογους πόρους για να αντιμετωπιστούν έστω και μερικώς. 

Αντίθετα, η αρχιτεκτονική του Cloud προσφέρει την δυνατότητα δυναμικής κλιμάκωσης ακολουθώντας και καλύπτοντας τις ανάγκες και δυνατότητες του κάθε οργανισμού.

Μια καλύτερη λύση στην απομακρυσμένη εργασία

Εφόσον το μοντέλο της απομακρυσμένης ή υβριδικής εργασίας ήρθε για να μείνει, οι επιχειρήσεις έχουν δύο επιλογές:

  1. Μπορούν να αναλάβουν το κόστος και το ρίσκο χρήσης προσωρινών λύσεων με τη αξιοποίηση του VPN για την απομακρυσμένη πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας. Ταυτόχρονα θα ταλαιπωρείται το προσωπικό τους.
  2. Εναλλακτικά, μπορούν να προχωρήσουν σε ψηφιακό μετασχηματισμό και αναβάθμιση του περιβάλλοντος εργασίας. Αυτό μπορεί να συμβεί αξιοποιώντας πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων και διαδικασιών στο Cloud όπως η πλατφόρμα Papyros ECM.
Δείτε παραδείγματα των πλεονεκτημάτων του Papyros στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων ανά κλάδο δραστηριοποίησης

Όσο και αν η χρήση του VPN φαντάζει ως «η εύκολη λύση», η πλατφόρμα Papyros ECM προσφέρει περισσότερα οφέλη και εξασφαλίσει την απρόσκοπτη ροή εργασιών. Αξιοποιώντας την πλατφόρμα Papyros ECM στο Cloud, από τις πρώτες ημέρες της χρήσης το προσωπικό θα μπορεί από ένα κεντρικό σημείο να:

  • Διαχειρίζεται και να διακινεί επιχειρησιακά έγγραφα. 
  • Να τα υπογράφει ψηφιακά.
  • Να λαμβάνει εγκρίσεις από τη διοίκηση.
  • Να παρακολουθεί κρίσιμες ημερομηνίες και καθήκοντα.

Από την άλλη μεριά, η διοίκηση με τη χρήση της πλατφόρμας αποκτά γρήγορη πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Ταυτόχρονα ανακτά τον έλεγχο στην πρόοδο των καθημερινών υποθέσεων.

Η απάντηση, είναι εύκολη! 

Μόλις αποχωριστείτε το VPN και σχεδιάσετε ένα κεντρικό και ασφαλές αποθετήριο εγγράφων στο Papyros ECM, το προσωπικό θα απελευθερωθεί από μια σειρά προβλημάτων. Επιπλέον, θα μπορεί να ολοκληρώνει τις καθημερινές του εργασίες απλά, γρήγορα και αποτελεσματικά. Τέλος, τα στελέχη σας που βρίσκονται συχνά σε επαγγελματικά ταξίδια θα μπορούν να διεκπεραιώνουν σημαντικά θέματα μέσω του κινητού, laptop ή tablet.

Ζητήστε DEMO