Το Σύστημα  Πάπυρος Millennium III έχει τεθεί σε παραγωγική λειτουργία στην Γενική Δ/νση Επιτελικών υπηρεσιών καθώς και στις Δ/νσεις που υπάγονται στην Γενική Δ/νση:  Διεύθυνση Πληροφορικής (ΔΠΛΡ), Διεύθυνση Επικοινωνίας (ΔΕ), Διεύθυνση Υλικού Καυσίμων Προμηθειών & Μεταφορών (ΔΥΚΠΜ Κεντρικά & Περιφερειακά: Φάληρο & Ασπρόπυργο), Διεύθυνση Στρατηγικής Προγραμματισμού (ΔΣΤΡ), Διεύθυνση Υπηρεσιών Στέγασης (ΔΥΣ).

Σχεδιάσθηκαν και υλοποιήθηκαν ενιαίες δομές διαχείρισης εγγράφων (ηλεκτρονικό πρωτόκολλο), που αφορούν α) την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης των εισερχόμενων & εξερχόμενων εγγράφων καθώς και των αποφάσεων που συσχετίζονται με τους συγκεκριμένους τύπους εγγράφων και β) την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης και διανομής των γαλάζιων αντιγράφων.

Το έργο περιελάμβανε την ηλεκτρονική διανομή των πρωτοκολλημένων εγγράφων στους Διευθυντές, Βοηθούς Διευθυντών, Τομεάρχες & Υποτομεάρχες της κάθε Δ/νσης ξεχωριστά. Η υλοποίηση αυτή έχει σαν στόχο τα έγγραφα αυτά να αποστέλλονται πλέον μόνο ηλεκτρονικά και να μην φωτοτυπούνται σε όσους είναι χρήστες του συστήματος. Βασική επίτευξη είναι η αναζήτηση, χρέωση & παρακολούθηση των εγγράφων από κάθε σταθμό εργασίας γίνεται μέσω του Πάπυρος@web client που έχει προσαρμοσθει βάση των απαιτήσεων της Γενικής Δ/νσης.

Το έργο περιλαμβάνει επίσης την ηλεκτρονική διαβίβαση εγγράφων από Δ/νση σε Δ/νση, μέσω των γραμματειών πρωτοκόλλου, επιτυγχάνοντας την διαλειτουργικότητα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων ώστε:

  • Τα έγγραφα να διακινούνται μεταξύ διευθύνσεων ηλεκτρονικά,
  • Να ελαχιστοποιείται η συμπλήρωση στοιχείων αρχειοθέτησης διατηρώντας τα μεταξύ των διευθύνσεων,
  • Να επιτυγχάνεται η λογική διασύνδεση των αριθμών πρωτοκόλλων των διευθύνσεων, εξασφαλίζοντας ιχνηλασιμότητα της ροής των εγγράφων που αφορούν την ίδια υπόθεση,
  • Να υπάρξει ως αποτέλεσμα η ελαχιστοποίηση του κόστους διαχείρισης των εγγράφων, τα οποία αφορούν πολλαπλούς αποδέκτες και διευθύνσεις.