Διαχείριση Συνεδριάσεων Συμβουλίων

Σε κάθε συμβούλιο εμπλέκονται πολλαπλοί ρόλοι, με διαφορετικές  αρμοδιότητες. Τα μέλη πρέπει να ενημερωθούν για την ημερήσια διάταξη, οι εισηγητές πρέπει να υποβάλλουν προς έγκριση την εισήγησή τους, ενώ η γραμματεία διαχειρίζεται όλη την προετοιμασία και την κοινοποίηση των πρακτικών.   

Όπως ισχύει σε κάθε περίπτωση που συμμετέχουν πλήθος χρηστών, εγγράφων και διαδικασιών, είναι απαραίτητη η διαχείριση αυτών σε ένα ενιαίο σύστημα: πλατφόρμα Papyros ECM 

Χαρακτηριστικά Πλατφόρμας

Αυτοματοποιήστε τον κύκλο ζωής κάθε συνεδρίασης αξιοποιώντας τα εργαλεία διαχείρισης εγγράφων, τις ροές εργασίας και τις ψηφιακές υπογραφές, μέσω της πλατφόρμας Papyros ECM.

Διαχείριση Εγγράφων & Εκδόσεων

Αρχειοθετήστε ηλεκτρονικά όλα τα έγγραφα της συνεδρίασης σε ένα κεντρικό και ασφαλές σημείο εύκολης πρόσβασης. Τηρήστε αυτόματα το ιστορικό των αλλαγών, σχολίων, εγκρίσεων και εκδόσεων και διευκολύνετε τη διάχυση της πληροφορίας στους αρμόδιους παραλήπτες.

Εγκριτικές Ροές

Δρομολογήστε αυτόματα τις εισηγήσεις ή άλλα έγγραφα στους αρμόδιους για σχόλια, έλεγχο, έγκριση και υπογραφή. Σχεδιάστε την κάθε ροή εργασίας με βάση την επιχειρησιακή λογική, με τα γραφικά εργαλεία αυτοματοποίησης ροών εργασίας Papyros Workflow Designer και Papyros Forms Designer.

Ψηφιακές & Ηλεκτρονικές Υπογραφές

Επιταχύνετε τη διαδικασία υπογραφής με ψηφιακές eIDAS υπογραφές και διασφαλίστε τη συμμόρφωση με το νέο ευρωπαϊκό κανονιστικό πλαίσιο. Διασφαλίστε τη έγκριτη λειτουργία των εσωτερικών εγκρίσεων με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών.

Αναφορές & Δείκτες

Παρακολουθήστε συγκεντρωτικά την πορεία της συνεδρίασης ανά στάδιο, διαδικασία και χρήστη αξιοποιώντας τα εργαλεία σχεδίασης λεπτομερών αναφορών και δεικτών παραγωγικότητας της πλατφόρμας Papyros ECM.

Ασφάλεια

Διασφαλίστε τις ευαίσθητες πληροφορίες και έγγραφα με την εφαρμογή αυστηρών κανόνων πρόσβασης. Ενισχύστε την διαφάνεια και τον έλεγχο στις διαδικασίες της επιχείρησης, ορίζοντας κανόνες καταγραφής ενεργειών των χρηστών (audit trails).

Τυποποίηση & Πρότυπα Εγγράφων

Επιταχύνετε τη δημιουργία εισηγήσεων, αποφάσεων, πρακτικών, ενημερωτικών δελτίων κι άλλων εγγράφων, με τη λειτουργία Papyros Templates. Σχεδιάστε τα δικά σας πρότυπα και καταργήστε επαναλαμβανόμενες και χαμηλής αξίας εργασίες.

Δημοσίευση Πρακτικών

Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία δημοσίευσης των προβλεπόμενων εγγράφων στο portal ή σε τρίτα συστήματα, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο και διεκπεραιώνοντας τις εργασίες σας γρήγορα και χωρίς λάθη και καθυστερήσεις

Email Notifications

Ορίστε την παραγωγή αυτόματων μηνυμάτων ειδοποίησης εντός συστήματος και μέσω email για παρακολούθηση ημερομηνιών και ενημέρωση των χρηστών

Απομακρυσμένη Συνεργασία

Συνεργαστείτε απομακρυσμένα για την συγγραφή και επεξεργασία μιας εισήγησης ή ενός θέματος, οπουδήποτε κι αν βρίσκεστε, μέσα από τον υπολογιστή ή και το κινητό σας.

Αρχειοθετήστε ηλεκτρονικά όλα τα έγγραφα της συνεδρίασης σε ένα κεντρικό και ασφαλές σημείο εύκολης πρόσβασης. Τηρήστε αυτόματα το ιστορικό των αλλαγών, σχολίων, εγκρίσεων και εκδόσεων και διευκολύνετε τη διάχυση της πληροφορίας στους αρμόδιους παραλήπτες.

Οφέλη

Παρακολούθηση του κύκλου ζωής κάθε συνεδρίασης και των συνοδευτικών της εγγράφων (εισηγήσεις, θέματα, ημερήσιες διατάξεις, πρακτικά, κ.α.),
Τυποποίηση και αυτοματοποίηση όλων των σχετικών διαδικασιών, οι οποίες πλέον υλοποιούνται με ψηφιακό τρόπο
Μείωση λειτουργικού κόστους από την εξάλειψη χρήσης χαρτιού και τη φυσική αποθήκευση των εγγράφων
Παρακολούθηση σημαντικών ημερομηνιών και ενεργειών, με αυτόματες ειδοποιήσεις μέσω mail
Πλήρης διαφάνεια και έλεγχος στις εσωτερικές διαδικασίες, παρέχοντας πληροφόρηση για την κατάσταση κάθε εισήγησης και απόφασης
Δημιουργία ψηφιακού αποθετηρίου όλων των αποφάσεων για λόγους ιστορικού αρχείου, εξαλείφοντας την ανάγκη δημιουργίας φυσικού αρχείου
Παραγωγή αναφορών και απολογιστικών reports για εποπτική εικόνα όλων των ενεργειών
Demo | modus.gr
Demo | modus.gr

Demo on demand

Δείτε live πώς μπορείτε να μετασχηματίσετε την επιχείρησή σας με την πλατφόρμα Papyros ECM.

ΚΛΕΙΣΤΕ ΕΝΑ DEMO