Κάθε υπόθεση του συστήματος περιέχει σειρά από φακέλους και έγγραφα, εισερχόμενα και εξερχόμενα, που συνθέτουν την συνολική εικόνα του κάθε ζητήματος. Η πλατφόρμα Papyros ECM δίνει στους χρήστες την δυνατότητα να ψηφιοποιούν, να οργανώνουν τα έγγραφα της υπόθεσης μαζί με διαφορετικές τις εκδόσεις τους και να τα διακινούν για τον απαραίτητο έλεγχο και την διεκπεραίωση τους.

Αξιοποιήστε την δυνατότητα σχεδίασης ηλεκτρονικών φορμών για να συνδυάσετε κρίσιμα στοιχεία με όλο το περιεχόμενο της υπόθεσης και προχωρήστε σε σημαντική μείωση του χαρτιού στην επιχείρηση. Με τη χρήση ηλεκτρονικών φορμών η συλλογή της πληροφορίας γίνεται άμεσα κι εύκολα, ελαχιστοποιώντας το ρίσκο ανθρώπινου λάθους στις εσωτερικές διαδικασίες.

Οι πιστοποιημένοι χρήστες της πλατφόρμας Papyros ECM αποκτούν πρόσβαση στις καθημερινές εργασίες που αφορούν στις υποθέσεις τους στην μορφή εισερχόμενων και εξερχόμενων ζητημάτων προς διεκπεραίωση με σημαντικές πληροφορίες για το τύπο της εργασίας, την προτεραιότητα και την προθεσμία στην οποία πρέπει να ολοκληρωθούν.

Παρακολουθήστε σε αληθινό χρόνο την παραγωγικότητα του προσωπικού και τα αποτελέσματα του σχεδιασμού της διοίκησης, σε όλα τα στάδια των διαδικασιών σας ορίζοντας εκτενείς αναφορές και μετρήσιμους δείκτες απόδοσης (Reports & KPIs). Ανακαλύψτε τα σημεία συμφόρησης (bottlenecks) και προβείτε σε διορθωτικές παρεμβάσεις.

Διασφαλίστε τις ευαίσθητες πληροφορίες και έγγραφα με την εφαρμογή αυστηρών κανόνων πρόσβασης. Ενισχύστε την διαφάνεια και τον έλεγχο στις διαδικασίες της επιχείρησης, ορίζοντας κανόνες καταγραφής ενεργειών των χρηστών (audit trails).

Με τα γραφικά εργαλεία σχεδίασης ροών εργασίας BPMN 2.0, μπορείτε, χωρίς συγγραφή κώδικα, να αυτοματοποιήσετε τη διαδρομή της υπόθεσης στα διαφορετικά στάδια διεκπεραίωσης της, ορίζοντας κανόνες ελέγχου, ρόλους και καθήκοντα σε κάθε στάδιο. Με τον τρόπο αυτό οργανώνετε τις αρμοδιότητες κάθε τμήματος και διευκολύνετε τη συνεργασία μεταξύ των χρηστών. και τις αρμοδιότητες του κάθε τμήματος της επιχείρησης

Η διεκπεραίωση των καθημερινών υποθέσεων συχνά περιλαμβάνει την ανταλλαγή πολλών email με πελάτες, συνεργάτες ή προμηθευτές της επιχείρησης. Οργανώστε την επικοινωνία με ένα κλικ, μέσα από το περιβάλλον διαχείρισης μηνυμάτων (IMAP/POP3) της πλατφόρμας Papyros ECM ή κατευθείαν από την εφαρμογή του Outlook και απελευθερώστε χώρο στον κεντρικό email server της εταιρίας.

Η διεκπεραίωση μιας υπόθεσης συχνά προϋποθέτει την κατάθεση εγγράφων, την λήψη απόφασης ή την ολοκλήρωση ενεργειών. Τα ενσωματωμένα μας εργαλεία προσφέρουν τη δυνατότητα ορισμού ειδικών κανόνων στα επιμέρους στάδια εξέλιξης της υπόθεσης, διασφαλίζοντας ότι διεκπεραιώνονται κάθε φορά σωστά και με την απαραίτητη τεκμηρίωση.