Κατασκευαστικές και Εταιρείες Υποδομών

Αυτοματοποιήστε την πλήρη τεκμηρίωση του κύκλου ζωής του έργου, επιταχύνετε την διεκπεραίωση επιχειρησιακών διαδικασιών και μειώστε σημαντικά το κόστος διαχείρισης κατασκευαστικών έργων και υποδομών.

Με την πλατφόρμα Papyros ECM έχετε όλα τα έγγραφα, τις διαδικασίες και τις υποθέσεις σας οργανωμένα ψηφιακά, για άμεση ανάκτηση και διακίνηση στους αρμόδιους χρήστες.

Χαρακτηριστικά Πλατφόρμας

Γιατί Papyros | modus.gr
Διαχείριση Εγγράφων και Εκδόσεων

Αντικαταστήστε τις χειροκίνητες διαδικασίες αρχειοθέτησης και τις μεγάλες καταστάσεις Excel με αυτοματοποιημένη διαχείριση εγγράφων και των εκδόσεων τους επιτυγχάνοντας σημαντική εξοικονόμηση πόρων. Προσφέρετε στο προσωπικό σας πρόσβαση στις τελευταίες εκδόσεις των επιχειρησιακών εγγράφων ακόμα και όταν βρίσκονται εκτός γραφείου.

Γιατί Papyros | modus.gr
Διαχείριση Υποθέσεων

Οργανώστε αλληλογραφία με πελάτες, προμηθευτές, υπεργολάβους και συνεργάτες σε υποθέσεις (Έργο, Μελέτη, Υποβολή, Φάκελος Προσωπικού) και συγκεντρώστε την πλήρη εικόνα της πορείας και του ιστορικού του κάθε ζητήματος σε ένα κεντρικό σημείο.

Γιατί Papyros | modus.gr
Τυποποίηση & Αυτοματοποίηση Διαδικασιών

Αυτοματοποιήστε επιχειρησιακές διαδικασίες αξιοποιώντας τα εργαλεία σχεδίασης ηλεκτρονικών φορμών και ροών εργασίας, επιταχύνετε σημαντικά την συνεργασία των τμημάτων της εταιρίας.

Γιατί Papyros | modus.gr
Ψηφιακές Υπογραφές EIDAS

Εφαρμόστε ψηφιακές υπογραφές σε επιχειρησιακά έγγραφα και διαδικασίες και διασφαλίστε την πλήρη συμμόρφωση του οργανισμού με πρότυπα τυποποίησης, κανονισμούς και νομοθεσίες. Χρησιμοποιήστε Εγκεκριμένη (Qualified) Ψηφιακή Υπογραφή και καταργήστε πλήρως την χειροκίνητη έγχαρτη διαδικασία.

Γιατί Papyros | modus.gr
Παραγωγή Αναφορών

Σχεδιάστε λεπτομερείς αναφορές για την πρόοδο των εσωτερικών διαδικασιών και τους χρόνους ανταπόκρισης του κάθε τμήματος. Ανακαλύψτε τα σημεία συμφόρησης του οργανισμού και προχωρήστε σε διορθωτικές ενέργειες για την συνεχή αύξηση της παραγωγικότητας.

Γιατί Papyros | modus.gr
Διασύνδεση με τρίτα συστήματα

Αξιοποιώντας τη μεγάλη γκάμα εργαλείων διασύνδεσης του Papyros μπορείτε να παρέχετε πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες στο περιβάλλον που είναι εξοικειωμένος ο χρήστης.

Γιατί Papyros | modus.gr
Τυποποίηση & Πρότυπα Εγγράφων

Για την επιτυχημένη διαχείριση συμβατικών υποχρεώσεων μεταξύ πολλών συνεργατών, είναι απαραίτητη η ανταλλαγή τυποποιημένων εγγράφων. Ενεργοποιήστε την αυτοματοποιημένη παραγωγή εγγράφων με την χρήση προτύπων του Papyros και κερδίστε πολύτιμο χρόνο στην επικοινωνία με τους πελάτες και συνεργάτες σας.

Γιατί Papyros | modus.gr
Αυτόματες Ενημερώσεις (Email Notifications)

Όταν ο όγκος των εργασιών αυξάνεται, η παρακολούθηση των προθεσμιών μετατρέπεται σε μια χρονοβόρα και δύσκολη διεργασία. Ορίστε αυτόματες αποστολές ενημερώσεων, ώστε να διατηρείτε πάντα τον έλεγχο σημαντικών ημερομηνιών όπως συμβατικές υποχρεώσεις, λήξη πιστοποιητικών, συμβάσεων, καθυστερήσεις πληρωμών, κλπ.)

Γιατί Papyros | modus.gr
Ασφάλεια & Διαφάνεια

Προστατεύστε έγγραφα με ευαίσθητα δεδομένα όπως έγγραφα προσωπικού, εμπιστευτική αλληλογραφία, προσφορές διαγωνισμών, κλπ. και εφαρμόστε αυστηρούς κανόνες πρόσβασης και διακίνησης της πληροφορίας εντός της επιχείρησης. Διασφαλίστε την σωστή τήρηση εσωτερικών διαδικασιών, με πλήρη καταγραφή όλων ενεργειών των χρηστών (audit trails).

Γιατί Papyros | modus.gr
Εργαλεία Σχεδίασης

Οι καθημερινές διαδικασίες στον κλάδο της κατασκευής και της διαχείρισης υποδομών είναι πολύπλοκες και διαφέρουν ανάλογα με τις ανάγκες του έργου ή των υποδομών που διαχειρίζεστε. Αξιοποιήστε τα low-code/no-code εργαλεία σχεδίασης λύσεων Papyros Form Designer, Papyros Workflow Designer και προσαρμόστε τις λειτουργίες της πλατφόρμας στις δικές σας ανάγκες χωρίς την ανάγκη ανάπτυξης κώδικα.

Οφέλη

Πλήρης έλεγχος εγγράφων και τεκμηρίωσης του έργου
Τυποποίηση απομακρυσμένης συνεργασίας και ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ των τμημάτων της εταιρίας και τρίτων συνεργατών
Επιτάχυνση διαδικασιών μελέτης και κατασκευής του έργου
Αποφυγή νομικού κινδύνου υπέρβασης συμβατικών προθεσμιών
Μείωση λειτουργικού κόστους από την κατάργηση διαχειριστικών εργασιών μειωμένης προστιθέμενης αξίας
Ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε αλλαγές διαδικασιών
Διασφάλιση εμπιστευτικών πληροφοριών και εγγράφων
Εποπτεία και έλεγχος στην παραγωγικότητα, με τη βοήθεια τυποποιημένων αναφορών και στατιστικών
Αποφυγή ανθρώπινων λαθών στη διεκπεραίωση διαδικασιών
Απόδειξη σωστής λειτουργίας και συμμόρφωσης με κανονισμούς ή νομικό πλαίσιο

Ενδεικτικές Λύσεις Papyros

Οι επιχειρήσεις στον κλάδο κατασκευής έργων και διαχείρισης υποδομών διαχειρίζονται καθημερινά μεγάλους όγκους πληροφοριών κάτω από αυστηρό χρονικά πλαίσιο. Χάρη στη μακροπρόθεσμή εμπειρία μας στον κλάδο, η ομάδα της Modus κατέχει την απαραίτητη τεχνογνωσία για την σχεδίαση και υλοποίηση ολοκληρωμένων λύσεων στις περισσότερες λειτουργίες της επιχείρησης.

Διαχείριση Αλληλογραφίας Έργου

Αρχειοθετήστε και διακινήστε ψηφιακά την αλληλογραφία της επιχείρησης με πελάτες, προμηθευτές, υπεργολάβους και άλλους συνεργάτες κατευθείαν από το Inbox σας. Προωθήστε υποβολές, αιτήματα και άλλες επιστολές στο αρμόδιο προσωπικό και ορίστε συγκεκριμένες προθεσμίες απάντησης για άμεση βελτίωση του χρόνου ανταπόκρισης της εταιρίας.

Διαχείριση Προμηθειών

Επιταχύνετε τις προμήθειες της επιχείρησης από την αίτηση, την αναζήτηση προϊόντων μέχρι την παραλαβή και εξόφληση. Ψηφιοποιήστε RFPs, προσφορές, παραστατικά, παραλαβές και αυτοματοποιήστε τις διαδικασίες ελέγχου και πληρωμής της επιχείρησης. Εφαρμόστε αυστηρές πολιτικές έγκρισης πληρωμών ανάλογα με τον τύπο της προμήθειας, το τμήμα, το ποσό κλπ. και προστατεύστε την επιχείρησή σας από κακόβουλες ενέργειες.

Διαχείριση Ποιότητας

Αντικαταστήστε την χειροκίνητη, έγχαρτη διαχείριση ποιότητας με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα αυτοματοποίησης ροών εργασίας για την αποφυγή λαθών, εξοικονόμηση χρόνου και άμεση αύξηση παραγωγικότητας του προσωπικού. Είτε δεσμεύεστε από αυστηρό κανονιστικό πλαίσιο, είτε ενδιαφέρεστε να διασφαλίσετε την ποιότητα των υπηρεσιών της εταιρίας, το περιβάλλον διεκπεραίωσης ροών εργασίας την πλατφόρμας Papyros ECM αποτελεί ένα απαραίτητο εργαλείο ελέγχου και τεκμηρίωσης των καθημερινών διαδικασιών ποιότητας, υποστηρίζοντας την διαχείριση της συμμόρφωσης (Compliancy Management)ασίες υποβολής και έγκρισης εγγράφων αξιοποιώντας τα εργαλεία σχεδίασης ηλεκτρονικών φορμών και ροών εργασίας, επιταχύνετε σημαντικά την συνεργασία των τμημάτων της εταιρίας.

Διαχείριση Συμβάσεων

Αυτοματοποιήστε τον κύκλο διαχείρισης των συμβάσεων από τον σχεδιασμό, την σύνταξη, την έγκριση μέχρι και την ανανέωση τους με ανάθεση ξεκάθαρων αρμοδιοτήτων στα διαφορετικά τμήματα της εταιρίας. Οργανώστε την τήρηση των αρχείων των συμβάσεων, του υποστηρικτικού υλικού και της σχετικής αλληλογραφίας σε ένα κεντρικό σημείο με διαβαθμισμένη πρόσβαση ανά τμήμα και χρήστη.

Διαχείριση Ταξιδιών & Εξοδολογίων

Αυτοματοποιήστε την οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών από την αίτηση του εργαζομένου μέχρι και την διαχείριση του Εξοδολογίου. Παρέχετε στα στελέχη την δυνατότητα υποβολής εξόδων απομακρυσμένα μέσα από το κινητό και το tablet και καταργήστε επαναλαμβανόμενές εργασίες χαμηλής προστιθέμενης αξίας στο λογιστήριο

Αρχεία Ανθρώπινου Δυναμικού

Προστατεύστε τα έγγραφα του προσωπικού σας, και αυτοματοποιήστε τις διαχειριστικές εργασίες κατά τη διάρκεια όλου του κύκλου ζωής του κάθε εργαζομένου. Διαχειριστείτε κεντρικά αιτήματα του προσωπικού για άδειες, ανανεώσεις/ τροποποιήσεις σύμβασης, προσλήψεις, ταξίδια κλπ. με αυστηρά καθορισμένα καθήκοντα και διαβαθμισμένες εγκρίσεις σε πλήρη συνεργασία με το εκάστοτε HR σύστημα της εταιρίας.

Ψηφιακές Υπηρεσίες σε τρίτους

Η ανταλλαγή αυξανόμενου όγκου εγγράφων μεταξύ ενδιαφερόμενων κάθε έργου απαιτεί χρόνο για τον έλεγχο και την καταχώριση των εισερχόμενων εγγράφων στα εσωτερικά συστήματα της εταιρίας. Μειώστε τον χρόνο που χάνεται στον έλεγχο πληρότητας στοιχείων και τεκμηρίωση αλληλογραφίας προσφέροντας πρόσβαση σε έγγραφα, ηλεκτρονικές φόρμες υποβολών και διαδικασίες σε χρήστες εκτός της επιχείρησης (προμηθευτές, πελάτες, υπεργολάβους, μηχανικούς και άλλους συνεργάτες).

Διαχείριση Νομικών Υποθέσεων

Οργανώστε Δικόγραφα, Δικαστικές Αποφάσεις και άλλα δικαστικά και εξωδικαστικά έγγραφα σε Νομικές Υποθέσεις. Παρακολουθήστε την πρόοδο των Δικαστικών Υποθέσεων με λεπτομερείς αναφορές Σημαντικών Προθεσμιών, Δικασίμων και Οικονομικών Στοιχείων.

Αρχειοθετήστε και διακινήστε ψηφιακά την αλληλογραφία της επιχείρησης με πελάτες, προμηθευτές, υπεργολάβους και άλλους συνεργάτες κατευθείαν από το Inbox σας. Προωθήστε υποβολές, αιτήματα και άλλες επιστολές στο αρμόδιο προσωπικό και ορίστε συγκεκριμένες προθεσμίες απάντησης για άμεση βελτίωση του χρόνου ανταπόκρισης της εταιρίας.

Demo | modus.gr
Demo | modus.gr

Demo on demand

Δείτε live πώς μπορείτε να μετασχηματίσετε την επιχείρησή σας με την πλατφόρμα Papyros ECM.

ΚΛΕΙΣΤΕ ΕΝΑ DEMO