Εντυπώσεις

Σε webinar που διοργάνωσε η εταιρεία συμβούλων AIIM International, πρωτοπόροι στη διαχείριση της πληροφορίας (Information Management) με τίτλο “Learn How Your Organization Can Thrive with a Single-Source of Truth”, οι συμμετέχοντες ειδικοί ανέλυσαν το σύνθετο τοπίο και τις προκλήσεις της διαχείρισης του αυξανόμενου όγκου επιχειρησιακού περιεχομένου. Συγκεκριμένα, το webinar περιελάμβανε ενδιαφέρουσα παρουσίαση του Harvey Gross της Crawford Technologies, ο οποίος στην μετάβαση από τα παραδοσιακά legacy systems σε προηγμένες cloud-based πλατφόρμες διαχείριση περιεχομένου (Enterprise Content Management).

Στη συζήτηση αναλύθηκαν οι διάφορες στρατηγικές μετάπτωσης δεδομένων (migration strategies), επισημαίνοντας τα αντίστοιχα οφέλη και τις προκλήσεις τους, καθώς και τα οφέλη μιας ενοποιημένης προσέγγισης στη διαχείριση περιεχομένου.

Ανάλυση και Key-takeaways

Οι Προκλήσεις των Διάσπαρτων Συστημάτων Διαχείρισης Περιεχομένου:

Το webinar ξεκίνησε με την ανάλυση μιας γνώριμης πρόκλησης που αντιμετωπίζουν πολλές οργανώσεις: τη διαχείριση περιεχομένου που βρίσκεται διάσπαρτο σε πολλαπλά databases, repositories και επιχειρησιακές εφαρμογές. Αυτό το κατακερματισμένο τοπίο οδηγεί σχεδόν πάντα σε αποτελεσματική διαχείριση περιεχομένου, δημιουργεί σύγχυση στο προσωπικό και ανεπάρκειες υποστήριξης των αναγκών του κάθε φορέα.

Η Αξία της Ενιαίας Πηγής Αλήθειας:

Κεντρικό θέμα της συζήτησης ήταν η δύναμη και η ευελιξία που προκύπτει από την ενοποίηση της διαχείρισης περιεχομένου σε ένα κεντρικό και ομοιογενές Repository. Μια τέτοια προσέγγιση ξεπερνά την απλή οργάνωση των πληροφοριών του οργανισμού, καθώς επιτρέπει την ουσιαστική απλοποίηση των λειτουργιών του κάθε φορέα, τη μείωση του κόστους λειτουργίας του και τελικά οδηγεί και στην ενίσχυση της επικοινωνίας και επαφής του προσωπικού με πελάτες /συνεργάτες κλπ.. Μια ενιαία και κοινή πηγή αλήθειας για όλο τον οργανισμό μετατρέπει τοπίο της πληροφορίας σε πιο συμπαγές και ενσωματωμένο και βελτιώνει την αποδοτικότητα κάθε στοιχείου περιεχομένου.

Μετάβαση στο Cloud για τη Διαχείριση Περιεχομένου:

Η μετάβαση σε cloud-based πλατφόρμες αναβαθμίζει συνολικά την πληροφορική των οργανισμών ενσωματώνοντας κρίσιμες νέες ψηφιακές δυνατότητες. Το cloud προσφέρει χώρο για ανάπτυξη, προσαρμοστικότητα, κλιμάκωση, διαλειτουργικότητα δυνατότητες ζωτικής σημασίας για επιχειρήσεις και οργανισμούς που επιδιώκουν να παραμείνουν ευέλικτες με ενημερωμένο προσωπικό στο σημερινό περιβάλλον ταχείας εξέλιξης . Η μετάβαση αυτή δεν αποτελεί απλώς μια αλλαγή πληροφοριακής υποδομής, αλλά στρατηγική κίνηση προς μεγαλύτερη ευελιξία και ανταπόκριση.

Πρόκληση Πεπερασμένων Μορφών πληροφορίες και Συμμόρφωση:

Η αντιμετώπιση των παλαιών μορφοτύπων κατά τη διάρκεια της μετάπτωσης περιεχομένου σε νέες σύγχρονες πλατφόρμες είναι ένα σύνθετο πρόβλημα όπως αναφέρεται και στο webinar, καθώς δεν υπολογίζεται συνήθως ο παράγοντας της διασφάλιση της νομικής και κανονιστικής συμμόρφωσης παράλληλα με την αποτελεσματική διαχείριση των εγγράφων στις αρχικές τους μορφές.

Case Study στον Πραγματικό Κόσμο:

Στο webinar παρουσιάζεται συγκεκριμένο Case Study ασφαλιστικής εταιρείας, η οποία πλέον βιώνει τα οφέλη της ενοποιημένης προσέγγισης του Enterprise Content Management. Με επιτυχή μετάπτωση σε νέα σύγχρονη πλατφόρμα, η εταιρεία κατάφερε να μειώσει σημαντικά τον αριθμό των αποθηκευτικών χώρων, να αποσύρει το παλαιότερο υλικό και να επιτύχει σημαντική εξοικονόμηση κόστους. Το σχετικό Case Study αποτελεί πρακτική απόδειξη της αποδοτικότητας και των λειτουργικών βελτιώσεων που συνεπάγονται με την εφαρμογής ενοποιημένης στρατηγική ECM.

Διαβάστε περισσότερα Case Studies

Η Σημασία του Σχεδιασμού:

Στο webinar υπογραμμίζεται επίσης ότι η επιτυχής μετάβαση σε ένα νέο ενοποιημένο σύστημα ECM απαιτεί λεπτομερή σχεδιασμό και ενδελεχή έλεγχο ώστε κάθε στοιχείο της μετάβασης να είναι σε αρμονία με τα υπόλοιπα και να διασφαλίζεται η ομαλή μετάβαση.

Ενσωμάτωση με Τρίτες Επιχειρησιακές Εφαρμογές:

Ένα από τα χαρακτηριστικά των σύγχρονων συστημάτων ECM είναι η ικανότητά τους να ενσωματώνονται άψογα σε διάφορες επιχειρησιακές εφαρμογές. Αυτή η ενσωμάτωση, που διευκολύνεται από web services και λοιπές τεχνολογίες επικοινωνίας, είναι ζωτικής σημασίας για την ομαλή λειτουργία και την γενικότερη αποδοτικότητα της επιχείρησης.

Εξασφάλιση Μελλοντικών Αλλαγών και Συμμόρφωση με Κανονισμούς:

Κοιτάζοντας προς το μέλλον, είναι κρίσιμο το νέο σύστημα ECM να είναι προσαρμόσιμο στις μελλοντικές ανάγκες του κάθε φορέα και στις εξελισσόμενες τεχνολογικές εξελίξεις. Αυτή η προσαρμοστικότητα είναι ιδιαίτερα σημαντική σε ότι αφορά την προστασία της επένδυσης του οργανισμού, διασφαλίζοντας ότι τα συστήματα θα παραμείνουν σχετικά και σε συμμόρφωση στο διαρκώς μεταβαλλόμενο τεχνολογικό τοπίο.

Υιοθέτηση του Ψηφιακού Μετασχηματισμού Διαδικασιών (Digital Transformation):

Το webinar ολοκληρώνοντας υπογράμμισε τον ρόλο του ECM στις πρωτοβουλίες ψηφιακού μετασχηματισμού. Υιοθετώντας ενοποιημένη προσέγγιση βασισμένη στο cloud για την οριζόντια διαχείριση περιεχομένου, οι οργανισμοί μπορούν όχι μόνο να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τις τρέχουσες ανάγκες τους, αλλά και να θεμελιώσουν μια βάση για μελλοντική ανάπτυξη και καινοτομία.

Συμπεράσματα για τη Διαχείριση Περιεχομένου

Προτείνουμε να παρακολουθήσετε το σχετικό webinar της AIIM International το οποίο φώτισε τον δρόμο προς μια πιο ενοποιημένη, αποδοτική και σύγχρονη προσέγγιση στη διαχείριση επιχειρησιακού περιεχομένου. Καθώς οι οργανώσεις πλοηγούνται στις πολυπλοκότητες του σύγχρονου επιχειρησιακού περιεχομένου, αυτή η προσέγγιση προσφέρει έναν οδικό χάρτη για την επιτυχία, διασφαλίζοντας την προετοιμασία για τεχνολογικές αλλαγές και ευθυγραμμιζόμενη με τις εξελισσόμενες ανάγκες της ψηφιακής εποχής.

Επικοινωνήστε για μια Δωρεάν 20′ Συμβουλευτική Συνάντηση