Travel Application Workflow
Title

Πελάτης: Fraport Greece

Η Fraport Greece ιδρύθηκε το 2015 και είναι υπεύθυνη για τη συντήρηση, λειτουργία, διαχείριση, βελτίωση και ανάπτυξη των 14 περιφερειακών αεροδρομίων στην Ελλάδα. Στα κεντρικά γραφεία στην Αθήνα απασχολούνται περισσότερα από 150 άτομα και άλλοι 390 εργαζόμενοι απασχολούνται στα αεροδρόμια.

Το συγκεκριμένο case study αφορά την αυτοματοποίηση των διαδικασιών έγκρισης επαγγελματικών ταξιδιών, από την έκδοση εισιτηρίων και τη διαμονή ως τα εξοδολόγια, με το σύστημα Papyros ECM Platform.

Title

01. Η Ανάγκη

02. Η Λύση

03. Τα Οφέλη

01. Η Ανάγκη

Στη Fraport το προσωπικό έχει συχνά ταξίδια από τα κεντρικά της εταιρείας προς τα 14 αεροδρόμια αλλά και το εξωτερικό. Οι διαδικασίες έγκρισης ταξιδιού, έκδοσης αεροπορικών εισιτηρίων και κράτησης καταλύματος διαμονής γίνονταν με πολύπλοκο, χειροκίνητο, μη αυτοματοποιημένο τρόπο. Αυτός περιελάμβανε πολλαπλές επικοινωνίες μεταξύ των εργαζομένων αλλά και με τα ταξιδιωτικά γραφεία και λοιπούς συνεργάτες, με αποτέλεσμα χρονικές καθυστερήσεις, αδυναμία ελέγχου δαπανών και πλήθος αλληλογραφίας και λοιπών εγγράφων αποθηκευμένων σε διάσπαρτα μέρη.

02. Η Λύση

Με την προμήθεια του συστήματος Papyros, δημιουργήθηκαν ψηφιακές φόρμες καταχώρησης των δεδομένων των ταξιδιών (τοποθεσία, ημερομηνίες κ.α.), Υλοποιήθηκαν ροές εργασίας (workflows) για την έγκριση όλης της διαδικασίας, από το ίδιο το ταξίδι έως το κόστος των αεροπορικών εισιτηρίων, το κόστος διαμονής, τα έξοδα εκτός έδρας κ.α.. Η διαδικασία αυτή είναι άμεσα διαθέσιμη στους αρμόδιους, οι οποίοι μπορούν να εγκρίνουν ή να απορρίψουν την αίτηση ακόμα και από το κινητό τους τηλέφωνο.

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία έγκρισης, ξεκινά η διαδικασία συλλογής προσφορών από συμβαλλόμενα ταξιδιωτικά γραφεία. Οι προσφορές κατατίθενται ηλεκτρονικά μέσω σχετικού portal και μέσα από ένα workflow επιλογής αναδόχου, τυποποιημένα κι αυτοματοποιημένα. Με το τέλος της ροής αυτής, ο υπάλληλος λαμβάνει ηλεκτρονικά τα σχετικά έγγραφα (εισιτήρια, διαμονή) και μπορεί να καταχωρήσει στο ίδιο σύστημα και όλα τα έξοδά του κατά τη διάρκεια του ταξιδιού. Ο κύκλος κλείνει με έρευνα ικανοποίησης για κάθε ταξιδιωτικό γραφείο στο τέλος κάθε ταξιδιού.

03. Τα Οφέλη

Paperless εγκριτικές διαδικασίες
Μείωση κόστους
Μείωση χρόνου έγκρισης
Αποδοτική καταγραφή, εποπτεία και έλεγχος των αιτήσεων
Σαφής εικόνα για τα έξοδα, με διαχείριση των σχετικών παραστατικών
Εύκολη πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα και τις διαδικασίες, από όλους

	Πριν	Μετά
Μέσος χρόνος ολοκλήρωσης	2-3 μέρες	2ώρες 19 λεπτά (35 λεπτά min.)
Κόστος (Οκτ.2019)	36.385€ (προϋπολογισμός)	26.435€ (πραγματικό κόστος)

Ο κλάδος των αεροδρομίων διακρίνεται για τον προσανατολισμό του σε τεχνολογικά αναβαθμισμένες και πρωτοπόρες λύσεις που συμβάλουν στην ενίσχυση της «ηλεκτρονικοποίησης» και της ψηφιοποίησης των λειτουργιών τους. Για το λόγο αυτό, λύσεις που μειώνουν τη χρήση χαρτιού και συμβάλουν στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος εξετάζονται κατά προτεραιότητα και εντάσσονται στο λειτουργικό περιβάλλον του Διεθνούς Αερολιμένα Αθηνών. Από αυτή την άποψη η πλατφόρμα Papyros έχει βελτιστοποιήσει κατακόρυφα την ταχύτητα διεκπεραίωσης αλλά και την ασφάλεια φύλαξης του περιεχομένου των εγγράφων, ελαχιστοποιώντας τη χρήση χαρτιού και αξιοποιώντας τις σύγχρονες δυνατότητες ψηφιακής αρχειοθέτησης σε ασφαλές περιβάλλον.

Αλέξανδρος Ζιώμας
Director, Information Technology & Telecommunications Business Unit at Athens International Airport

το πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού αλλά και για να πετύχουμε καλύτερη διαχείριση εγγράφων ανάμεσα στα 15 σημεία που έχει δραστηριότητες η Fraport Greece, συνεργαστήκαμε με τη Modus και την πλατφόρμα Papyros. Στόχος των προσπαθειών μας είναι η βελτιωμένη συνεργασία και η αποτελεσματικότητα, όπως επίσης οι μειωμένοι χρόνοι έγκρισης και η πιστή τήρηση της εταιρικής συμμόρφωσης και διακυβέρνησης.

John Theofilos
Head of IT & Telecoms Unit, Fraport Greece

Ζούμε σε έναν ψηφιακό κόσμο που λειτουργεί από οπουδήποτε, οποτεδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή. Η δυνατότητα που μας έδωσε η πλατφόρμα Papyros να μπορούμε να εργαστούμε όχι μόνο από το γραφείο μας αλλά μέσω web ή mobile μας έχει προσφέρει μεγάλη ευελιξία και έχει αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητά μας.

Άννα Παπακώστα
Προϊσταμένη Διοικητικών Υπηρεσιών, ΑΤΤΙΚΗ ΟΔΟΣ Α.Ε.

Με τη χρήση της πλατφόρμας Papyros της Modus, καταφέραμε να μετασχηματίσουμε ψηφιακά τη διαδικασία διαχείρισης των εισερχομένων εγγράφων. Το αποτέλεσμα ήταν η ταχύτερη ολοκλήρωση των διαδικασιών, χωρίς λάθη και παραλείψεις, και παράλληλα, η ενημέρωση των ενδιαφερόμενων σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι με την εξάλειψη της χρήσης του χαρτιού, συμβάλλουμε ενεργά στη βελτίωση του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος.

Πάνος Τσιάκης, PhD
Διευθυντής Επιχειρησιακών Εφαρμογών, ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ ΑΕ

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα, να προσθέτουμε νέες ροές στον Papyros αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων αναγκών. Βασικός παράγοντας για την επιλογή μας να συνεργαστούμε με τη Modus ήταν η πλατφόρμα Papyros. Μέσω αυτής όχι μόνο αυτοματοποιήσαμε τις διαδικασίες μας αλλά συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα να προσθέτουμε νέες ροές (workflows) αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων επιχειρησιακών αναγκών που προκύπτουν.

Ευάγγελος Πασχάλης
Διευθυντής Μηχανογράφησης, Υδρόγειος Ασφαλιστική

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Η καθημερινή ροή εργασίας σε αρκετά τμήματα των κεντρικών γραφείων απλουστεύτηκε και τυποποιήθηκε και σε συνδυασμό με την ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου λάθους έχει επιφέρει μεγάλη αύξηση παραγωγικότητας.

Ελένη Τσιτσοπούλου
IT Director, Jumbo

Εκ μέρους της Ορίζων Ασφαλιστικής Εταιρίας θα ήθελα να επισημάνω ότι η λειτουργία του Papyros έχει φέρει εντυπωσιακά αποτελέσματα στην διαχείριση των εταιρικών εγγράφων και στην αυτοματοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών. Παράλληλα συνεισφέρει στον ψηφιακό μετασχηματισμό της εταιρίας και στην χρήση λιγότερων χάρτινων πόρων. Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι η εύκολη διασύνδεση / συνεργασία με το ERP σύστημα της εταιρίας, γεγονός που πολλαπλασιάζει την επιχειρησιακή του αξία.

Τσακαρισιάνος Χριστόφορος
Data Protection Officer, Ορίζων Ασφαλιστική