Η MODUS ολοκλήρωσε και έθεσε σε λειτουργία, με χρήση τεχνολογιών Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών, σύστημα Διαχείρισης Τιμολογίων, για την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, διακίνησης και διαχείρισης, ψηφιοποιημένων τιμολογίων που παράγονται από τις εταιρείες AutoHellas Hertz και Autotechnica, στα πλαίσια του έργου επισκευών που επιτελούν, σε διάφορα σημεία της επικράτειας.

Η υλοποίηση του συστήματος πραγματοποιήθηκε με την αξιοποίηση και την κατάλληλη παραμετροποίηση της επιχειρησιακής πλατφόρμας Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιών Πάπυρος Millennium III, που ήδη βρισκόταν σε χρήση στη Hertz, για την εξυπηρέτηση άλλων επιχειρησιακών αναγκών.

Το σύστημα βασίζεται στην εκτεταμένη χρήση ετικετών με barcode που φέρουν τα έντυπα τιμολόγια για την αναγνώριση τους, τα οποία ψηφιοποιούνται και αυτόματα από το σύστημα, ορίζονται σε προσχεδιασμένες ροές διακίνησης τους, βάση διαδικασιών, σε διάφορους χρήστες, ανάλογα με τα χαρακτηριστικά που αναγνωρίζονται.

Το σύστημα καθ’ όλο το χρόνο διακίνησης των τιμολογίων και σε προκαθορισμένα σημεία, πραγματοποιεί διασύνδεση με τρίτα συστήματα των δύο εταιρειών, για την αξιοποίηση των τιμολογίων ως ψηφιοποιημένων εγγράφων και των στοιχείων τους στο πλαίσιο της λογιστικής ολοκλήρωσης.

Τέλος, παρέχεται ειδική ενότητα και λειτουργικότητα του συστήματος για τη συγκέντρωση και την ομαδοποίηση ψηφιοποιημένων τιμολογίων και άλλων ηλεκτρονικών εγγράφων (π.χ. φωτογραφίες, έγγραφα word, κλπ) που παράγουν οι δύο εταιρείες, για συγκεκριμένη επιχειρησιακή τους λειτουργία (Υπόθεση Ατυχήματος).

Το σύστημα Διαχείρισης Τιμολογίων, στα πλαίσια του έργου καλύπτει ανάγκες, όπως :

  • Την παραγωγή Barcode Labels για επικόλληση στα έντυπα τιμολόγια.
  • Την ψηφιοποίηση των εντύπων τιμολογίων και την αυτόματη αναγνώρισης τους (με βάση το Barcode Label).
  • Την αυτοματοποιημένη διακίνηση των ψηφιοποιημένων τιμολογίων, σε χρήστες του συστήματος, στη βάση διαδικασιών και ανάλογα με τις ενέργειες και τις αποφάσεις εμπλεκομένων χρηστών.
  • Την καταχώριση δεδομένων, ψηφιοποιημένων τιμολογίων με χρήση φορμών αρχειοθέτησης.
  • Την αναγνώριση των Barcode Labels με χρήση συσκευών Barcode Readers για την σήμανση της φυσικής αρχειοθέτησης των εντύπων τιμολογίων.
  • Την εισαγωγή και καταχώριση άλλων ψηφιοποιημένων εγγράφων και συσχέτιση τους ως επισυναπτόμενα των τιμολογίων.
  • Τη διασύνδεση του συστήματος Πάπυρος Millennium III με τρίτα συστήματα οικονομικής διαχείρισης των δύο εταιρειών, με σκοπό την αλληλεπίδραση τους, στα πλαίσια της ανταλλαγής δεδομένων και εγγράφων.
  • Τη δημιουργία Υποθέσεων Ατυχημάτων με σκοπό την ομαδοποίηση όλων των σχετικών ψηφιοποιημένων εγγράφων που αφορούν ένα ατύχημα (π.χ. τιμολόγια, φωτογραφίες, κλπ).
  • Την ένταξη και οργάνωση ψηφιοποιημένων εγγράφων και άλλων αρχείων (π.χ. φωτογραφιών) σε δομή υπόθεσης ατυχημάτων.
  • Άλλες ενέργειες και λειτουργίες διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, όπως ψηφιοποίηση, προβολή εγγράφων, αναζήτηση αρχειοθετημένων εγγράφων, κλπ.