Αποτελέσματα μεγάλης έρευνας που πραγματοποίησε το EY με το Πανεπιστήμιο Harvard

Η αναποτελεσματικότητα στις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων αποτελεί διαχρονικά μεγάλη πρόκληση για τις επιχειρήσεις.

Σύμφωνα με την πρόσφατη αναφορά “How does contracting complexity hide clear profitability?” του οργανισμού EY Law σε συνεργασία με τη Νομική Σχολή του Πανεπιστημίου Harvard:

  • Το 57% των ερωτώμενων επιχειρήσεων κατέγραψαν απώλεια εσόδων εξαιτίας αναποτελεσματικότητας στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων.
  • Το 50% δηλώνουν ότι έχασαν επιχειρηματικές ευκαιρίες.

Τα παραπάνω δεδομένα καθιστούν σαφές ότι η διαχείριση συμβάσεων αποτελεί κύκλωμα που χρήζει άμεσης βελτίωσης. Σκοπός να μειωθεί το λειτουργικό κόστος, και να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα.

Τι αποκαλύπτει η αναφορά του EY Law για τις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων

Πράγματι, η αναφορά του EY Law καταγράφει ότι η συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρήσεων προετοιμάζουν τη βελτίωση των σχετικών διαδικασιών τους. Επιπρόσθετα, το ένα τρίτο των επιχειρήσεων στοχεύουν σε τουλάχιστον 30% μείωση του κόστους σύναψης νέας σύμβασης.

Ορισμένες από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις στη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης συμβάσεων είναι οι ελλείψεις:

  1. Στη σαφήνεια του προσδιορισμού ευθύνης λήψης αποφάσεων μεταξύ νομικού τμήματος και διαχειριστών συμβάσεων
  2. Στα απαραίτητα ψηφιακά εργαλεία

Τα ευρήματα της έρευνας φανερώνουν ότι η υιοθέτηση τεχνολογιών και η στρατηγική στις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων δεν έχουν αναπτυχθεί. Συγκεκριμένα:

  • 99% των επιχειρήσεων δηλώνουν ότι δε διαθέτουν τις απαραίτητες τεχνολογικές υποδομές για την βελτίωση στις διαδικασίες της διαχείρισης συμβάσεων.
  • 49% δε διαθέτουν μία προκαθορισμένη διαδικασία αρχειοθέτησης συμβάσεων μετά την εκτέλεσή τους.
  • 60% των επιχειρήσεων δεν απαιτούν από το προσωπικό τους να χρησιμοποιούν πρότυπα κατά τη σύνταξη των συμβάσεων.
  • 62% των επιχειρήσεων δηλώνουν ότι δε μπορούν να παρακολουθήσουν την πρόοδο των ενεργειών διαχείρισης συμβάσεων.
  • 78% των επιχειρήσεων δηλώνουν ότι δεν παρακολουθούν συστηματικά τις συμβατικές τους υποχρεώσεις.
  • 71% των συμβάσεων δεν ελέγχονται για αποκλίσεις από τους τυπικούς όρους τους.

Μετά από προσεκτική μελέτη της έρευνας, αντιλαμβανόμαστε ότι το αυξημένο κόστος και η αναποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχείριση συμβάσεων, προκύπτουν από τους παρακάτω παράγοντες:

Κακή συνεργασία των διαφορετικών τμημάτων

Μεταξύ νομικού τμήματος, τμήματος προμηθειών, διαχειριστών συμβάσεων, πωλήσεων και διοίκησης επικρατεί σύγχυση ως προς τις αρμοδιότητες και τις διαδικασίες του κύκλου ζωής της σύμβασης. Ως αποτέλεσμα αυτής της σύγχυσης, προκύπτουν συχνές αστοχίες και καθυστερήσεις. Παράλληλα, η έλλειψη ξεκάθαρου διαμοιρασμού ευθυνών υπονομεύουν τη δυνατότητα της επιχείρησης να λαμβάνει αποφάσεις.

Έλλειψη τυποποίησης στις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων

Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων δεν εφαρμόζει την απαραίτητη τυποποίηση στις διαδικασίες διαχείρισης και στους όρους των συμβάσεων. Χωρίς την απαραίτητη ομοιογένεια και οργάνωση:

  1. O αποτελεσματικός έλεγχος των συμβάσεων είναι πρακτικά αδύνατος.
  2. Οι κίνδυνοι δεν περιορίζονται ικανοποιητικά. 
  3. Το κόστος διαχείρισής των συμβάσεων αυξάνεται σημαντικά.

Αδυναμία ορατότητας & κεντρικού ελέγχου

Η δυνατότητα ορατότητας στην πλήρη εικόνα των συμβάσεων και στην εξέλιξη των καθημερινών θεμάτων χάνεται πλήρως για τους εξής λόγους:

  • Έλλειψη ενός συστήματος κεντρικού ελέγχου
  • Διεκπεραίωση των εργασιών του προσωπικού “κατά περίπτωση”
  • Ύπαρξη πληροφορίας σε διάσπαρτα σημεία του οργανισμού.

Έτσι, η διοίκηση αδυνατεί να διακρίνει τα προβλήματα και τις αστοχίες στη διαχείριση των συμβάσεων, ώστε να λάβει έγκαιρα τις απαραίτητες αποφάσεις.

Έλλειψη απαραίτητης τεχνολογικής υποδομής

Το σημαντικό κενό στην υιοθέτηση σύγχρονων συστημάτων διαχείρισης συμβάσεων αποτελεί μεγάλο εμπόδιο στην βελτίωση των διαδικασιών του κύκλου ζωής των συμβάσεων. Επιπλέον, για την αντιμετώπιση των παραπάνω δυσλειτουργιών χρειαζόμαστε τα κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία.

Λύση για τη διαχείριση συμβάσεων

Υιοθέτηση σύγχρονων συστημάτων διαχείρισης συμβάσεων

Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης συμβάσεων μπορεί να δώσει στην επιχείρηση τα κατάλληλα εργαλεία για να:

  1. Ελέγξει τα λειτουργικά κόστη
  2. Μειώσει τους κινδύνους και τις αστοχίες στη διαχείριση των συμβάσεων.
  3. Αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητα του προσωπικού.

Συγκεκριμένα, η πλατφόρμα Papyros ECM αποτελεί ένα κεντρικό και εύχρηστο περιβάλλον για τη σύνταξη, τον έλεγχο, την έγκριση και την παρακολούθηση των συμβάσεων, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να διευκολύνει την διατμηματική συνεργασία. Ταυτόχρονα μπορεί να εφαρμόζει κανόνες τυποποίησης, να σχεδιάζει και να παρακολουθεί συγκεκριμένους δείκτες αποτελεσματικότητας (KPIs), αυτοματοποιώντας τον κύκλο ζωής των συμβάσεων.

Δωρεάν Ανάλυση Return on Investment με τον Papyros ECM