Σύμφωνα με την έρευνα της AIIM, το 75% των οργανισμών που συμμετείχαν θεωρούν τον ψηφιακό μετασχηματισμό ως «σημαντικό» ή «πολύ σημαντικό» για την οργάνωσή τους. Οι ερωτηθέντες της έρευνας παραπέμπουν σε τεχνικές όπως η προηγμένη συλλογή δεδομένων, η μηχανική μάθηση (machine learning) και η αυτοματοποίηση διαδικασιών, ώστε να παρέχουν ισχυρές δυνατότητες επανασχεδιασμού και βελτίωσης των βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών.

Το πρόβλημα όμως είναι ότι η πλειονότητα των λύσεων συλλογής πληροφοριών και διαχείρισης περιεχομένου στην αγορά έχουν κατασκευαστεί για να λειτουργούν με άκρως δομημένες και προκαθορισμένες πληροφορίες και ροές εργασίας. Τα σχόλια από την κοινότητα των επαγγελματιών της AIIM μας λένε ότι η εργασία με αδόμητες πληροφορίες είναι ένας από τους μεγαλύτερους φραγμούς στον ψηφιακό μετασχηματισμό.

 

Δομημένη και αδόμητη πληροφορία

Πώς λοιπόν θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε την πρόκληση; Ένα σημείο εκκίνησης είναι ο σαφής διαχωρισμός των δομημένων από τις αδόμητες πληροφορίες. Οι δομημένες πληροφορίες έχουν μια σταθερή δομή, εξ ου και το όνομα, και αναφέρονται σε πληροφορίες που συνίστανται βασικά από στήλες και σειρές δεδομένων σε έναν πίνακα, ή σε περισσότερους, συνδεδεμένους, πίνακες. Ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια φόρμα με πεδία είναι μερικά παραδείγματα. Τα περισσότερα δομημένα δεδομένα αποθηκεύονται και διαχειρίζονται σε μια βάση δεδομένων.

Αντίθετα, οι μη δομημένες πληροφορίες είναι πολύ πιο μεταβλητές τόσο σε μορφή όσο και σε περιεχόμενο. Για παράδειγμα, μια σύμβαση, ένα έγγραφο έναρξης έργου ή μια αναφορά προσωπικού: κάθε ένα από αυτά μπορεί να δημιουργηθεί ή να συλλεγεί σε μια ποικιλία μορφών, τύπου και περιεχομένου.

 

Καταγραφή δομημένων και αδόμητων πληροφοριών

Η καταγραφή των δομημένων πληροφοριών επιτυγχάνεται με διάφορους τρόπους. Τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν χειροκίνητα ή να εξαχθούν από δομημένες μορφές. Μπορεί επίσης να εξάγεται από τρίτα συστήματα, όπως κάποιο ERP ή HRMS. Δομημένες εφαρμογές όπως οι βάσεις δεδομένων έχουν σχεδιαστεί για να καταλαμβάνουν δομημένο περιεχόμενο και να εφαρμόζουν τους κατάλληλους ελέγχους πρόσβασης, την εκάστοτε επιχειρησιακή λογική και κανόνες για τη διαχείριση του κύκλου ζωής.

Η καταγραφή των αδόμητων πληροφοριών είναι όμως πιο δύσκολη. Ένα κοινό παράδειγμα είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να φαίνεται ότι έχει μια συγκεκριμένη δομή καθώς απευθύνεται σε συγκεκριμένα άτομα και βρίσκεται στα εισερχόμενα ή σε κάποιο υποφάκελο / κατηγορία αυτού. Αλλά δεν υπάρχει κανένας έλεγχος, ούτε κανόνες για τη διατήρηση και διάθεση των πληροφοριών που αυτά περιέχουν με την πάροδο του χρόνου. Επίσης συχνά υπάρχουν πολλαπλά αντίγραφα του ίδιου μηνύματος, μειώνοντας τις πιθανότητες ελέγχου.

Η αποτελεσματική διαχείριση πληροφοριών παρέχει μια σαφή πολιτική και δομή και την ικανότητα να καταγράφει και να αποθηκεύει όλους τους τύπους αδόμητων πληροφοριών, ώστε να μπορεί να η πληροφορία αυτή να προστατεύεται, να διατηρείται και να αναζητείται.

 

Αντιμετώπιση διαφορετικών μορφοτύπων εγγράφων

Ο τρόπος με τον οποίο συλλέγουμε και διαχειριζόμαστε μη δομημένες ψηφιακές πληροφορίες συνδέεται στενά με τη μορφή αρχείου που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση. Οι περισσότεροι οργανισμοί δεν αφιερώνουν αρκετό χρόνο σε αυτό και ως αποτέλεσμα εμφανίζονται αρκετά προβλήματα, βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Πολλές μορφές αρχείων είναι δύσχρηστες καθώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο με κάποια συγκεκριμένη εφαρμογή λογισμικού ή ακόμα και με συγκεκριμένη έκδοση αυτής της εφαρμογής. Ακόμα κι όταν υπάρχουν περισσότερες εφαρμογές που να μπορούν να αλληλεπιδράσουν με αυτά, τα αρχεία που προκύπτουν ενδέχεται να μην είναι 100% συμβατά μεταξύ τους και με κάθε εφαρμογή.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να προσδιοριστούν οι κατάλληλες μορφές αρχείων για τη δημιουργία ή / και τη συλλογή πληροφοριών με βάση διάφορους παράγοντες. Ποιος είναι ο προοριζόμενος παραλήπτης; Υπάρχουν συγκεκριμένες κανονιστικές απαιτήσεις για τη διατήρηση πληροφοριών σε συγκεκριμένη μορφή ή σε ανοιχτό / τυποποιημένο μορφότυπο; Και, ίσως το πιο σημαντικό, ποια είναι η αξία των πληροφοριών με την πάροδο του χρόνου;

 

Προχωρώντας μπροστά

Πιστεύουμε ότι κάθε οργανισμός πρέπει να βρίσκεται σε ένα ταξίδι ψηφιακού μετασχηματισμού. Για να φτάσετε στον προορισμό σας για καινοτομία, αποδοτικότητα και βελτίωση των διαδικασιών, θα πρέπει να διαμορφώσετε στρατηγικές για την καλύτερη κατανόηση και διαχείριση των μη δομημένων δεδομένων. Θα χρειαστεί ισχυρή υποστήριξη από τη διοίκηση καθώς και επικεντρωμένη τεχνική εμπειρογνωμοσύνη για να το πετύχετε. Αναζητήστε λοιπόν προμηθευτές και συνεργάτες που έχουν το σωστό συνδυασμό δυνατοτήτων, εμπειρίας και οράματος για να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις προσπάθειές σας.

(με πληροφορίες απο https://info.aiim.org/aiim-blog/overcoming-the-challenge-of-unstructured-information)