Διαχείριση Φακέλων Έργων
Title

Πελάτης: Περιφέρεια Κρήτης

Η Κρήτη είναι το μεγαλύτερο νησί της χώρας, με έναν πληθυσμό άνω των 650.000 κατοίκων. Η Περιφέρεια Κρήτης διαχειρίζεται πλήθος τεχνικών έργων, στο πλαίσιο ευρωπαϊκών και εθνικών προγραμμάτων, τα οποία αποτελούνται αποτελούνται από πλήθος εγγράφων, διαχειρίζονται από χρήστες διαφόρων τμημάτων και πρέπει να ολοκληρώνονται έγκαιρα και χωρίς καθυστερήσεις.

Title

01. Η Πρόκληση

02. Η Λύση

03. Τα Οφέλη

01. Η Πρόκληση

Στην Περιφέρια Κρήτης όλη η διαχείριση της πληροφορίας γύρω από τα έργα γινόταν με τρόπο χειροκίνητο και με χρήση φυσικών εγγράφων, αποθηκευμένων σε φακέλους. Ως εκ τούτου, δεν υπήρχε σαφής εικόνα και δυνατότητα άμεσης ενημέρωσης για το πλήθος και την κατάσταση του κάθε έργου, ποια ήταν η πορεία υλοποίησής τους ή το ποσοστό απορρόφησής τους, δυσχεραίνοντας το έργο των ιθυνόντων.

Αποτέλεσμα αυτού ήταν όχι μόνο χαμένος χρόνος για την αναζήτηση εγγράφων, φακέλων και έργων αλλά και χαμένες προθεσμίες και εν γένει χειροκίνητες διαδικασίες, συχνά επιρρεπείς σε λάθη και καθυστερήσεις.

02. Η Λύση

Με την καθοριστική συμβολή των εκπροσώπων της Περιφέρειας σχεδιάστηκε και υλοποιήθηκε από τη Modus ένα πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Τεχνικών Έργων, βασισμένο στην πλατφόρμα Papyros, με τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

Εισαγωγή των εγγράφων σε φακέλους / υποφακέλους, ανάλογα με το περιεχόμενό τους
Αναζήτηση εγγράφων με βάση τα στοιχεία καταχώρησης
Διακίνηση στους αρμόδιους χρήστες και αυτοματοποιημένη διαδικασία διεκπεραίωσης
Δημιουργία προτύπων εγγράφων βάσει στοιχείων έργου
Άμεση ενημέρωση του συστήματος ακόμα και μέσω smartphones και tablets (π.χ. εισαγωγή φωτογραφιών από τους εργοδηγούς κατά την διάρκεια του έργου)
Συνοπτική εμφάνιση οικονομικών, επιχειρησιακών στοιχείων έργου ανά επίπεδο χρήστη (π.χ. Διευθύνουσα Υπηρεσία)
Αυτόματες ειδοποιήσεις για τη βέλτιστη παρακολούθηση των προθεσμιών σε πλήθος σταδίων και φάσεων των έργων, με αποστολή σχετικών emails
Διασύνδεση με Σύστημα Γεωχωρικών Πληροφοριών (GIS) ώστε να γίνεται και γεωχωρικη απεικόνιση των στοιχείων των έργων, TaxisNet για την άντληση στοιχείων (επωνυμία κ.α.) των αναδόχων και το πρωτόκολλο, όπου ο αποδέκτης του εγγράφου μπορεί ανοίγοντας το έγγραφο να βάζει τον κωδικό έργου και το έγγραφο να αρχειοθετείται εκεί αυτόματα.

03. Τα Οφέλη

Με τη χρήση του Papyros, τα οφέλη της προσφερόμενης λύσης είναι τα παρακάτω:

Η λήψη αποφάσεων γίνεται με πραγματικά, ενημερωμένα στοιχεία, άμεσα διαθέσιμα στους αρμόδιους χρήστες.
Οι υπηρεσίες ευθυγραμμίζονται με το Στρατηγικό Σχέδιο της Περιφέρειας Κρήτης, όσον αφορά την υλοποίηση των έργων χωρίς καθυστερήσεις.
Βελτιώνεται η επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων, καθορίζονται με σαφήνεια οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις του καθενός και εξασφαλίζεται η συνέχεια της πληροφορίας.
Επιτυγχάνεται καλύτερος έλεγχος και επίβλεψη των διαδικασιών. Οι διαδικασίες παρακολουθούνται, καθώς η λειτουργία τους είναι τυποποιημένη και τεκμηριωμένη.

Ο κλάδος των αεροδρομίων διακρίνεται για τον προσανατολισμό του σε τεχνολογικά αναβαθμισμένες και πρωτοπόρες λύσεις που συμβάλουν στην ενίσχυση της «ηλεκτρονικοποίησης» και της ψηφιοποίησης των λειτουργιών τους. Για το λόγο αυτό, λύσεις που μειώνουν τη χρήση χαρτιού και συμβάλουν στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος εξετάζονται κατά προτεραιότητα και εντάσσονται στο λειτουργικό περιβάλλον του Διεθνούς Αερολιμένα Αθηνών. Από αυτή την άποψη η πλατφόρμα Papyros έχει βελτιστοποιήσει κατακόρυφα την ταχύτητα διεκπεραίωσης αλλά και την ασφάλεια φύλαξης του περιεχομένου των εγγράφων, ελαχιστοποιώντας τη χρήση χαρτιού και αξιοποιώντας τις σύγχρονες δυνατότητες ψηφιακής αρχειοθέτησης σε ασφαλές περιβάλλον.

Αλέξανδρος Ζιώμας
Director, Information Technology & Telecommunications Business Unit at Athens International Airport

το πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού αλλά και για να πετύχουμε καλύτερη διαχείριση εγγράφων ανάμεσα στα 15 σημεία που έχει δραστηριότητες η Fraport Greece, συνεργαστήκαμε με τη Modus και την πλατφόρμα Papyros. Στόχος των προσπαθειών μας είναι η βελτιωμένη συνεργασία και η αποτελεσματικότητα, όπως επίσης οι μειωμένοι χρόνοι έγκρισης και η πιστή τήρηση της εταιρικής συμμόρφωσης και διακυβέρνησης.

John Theofilos
Head of IT & Telecoms Unit, Fraport Greece

Ζούμε σε έναν ψηφιακό κόσμο που λειτουργεί από οπουδήποτε, οποτεδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή. Η δυνατότητα που μας έδωσε η πλατφόρμα Papyros να μπορούμε να εργαστούμε όχι μόνο από το γραφείο μας αλλά μέσω web ή mobile μας έχει προσφέρει μεγάλη ευελιξία και έχει αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητά μας.

Άννα Παπακώστα
Προϊσταμένη Διοικητικών Υπηρεσιών, ΑΤΤΙΚΗ ΟΔΟΣ Α.Ε.

Με τη χρήση της πλατφόρμας Papyros της Modus, καταφέραμε να μετασχηματίσουμε ψηφιακά τη διαδικασία διαχείρισης των εισερχομένων εγγράφων. Το αποτέλεσμα ήταν η ταχύτερη ολοκλήρωση των διαδικασιών, χωρίς λάθη και παραλείψεις, και παράλληλα, η ενημέρωση των ενδιαφερόμενων σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι με την εξάλειψη της χρήσης του χαρτιού, συμβάλλουμε ενεργά στη βελτίωση του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος.

Πάνος Τσιάκης, PhD
Διευθυντής Επιχειρησιακών Εφαρμογών, ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ ΑΕ

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα, να προσθέτουμε νέες ροές στον Papyros αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων αναγκών. Βασικός παράγοντας για την επιλογή μας να συνεργαστούμε με τη Modus ήταν η πλατφόρμα Papyros. Μέσω αυτής όχι μόνο αυτοματοποιήσαμε τις διαδικασίες μας αλλά συνεχίζουμε ακόμα και σήμερα να προσθέτουμε νέες ροές (workflows) αφού μας δίνει την δυνατότητα κάλυψης νέων επιχειρησιακών αναγκών που προκύπτουν.

Ευάγγελος Πασχάλης
Διευθυντής Μηχανογράφησης, Υδρόγειος Ασφαλιστική

Συνεργαστήκαμε με την Modus επειδή διαθέτει την πιο ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και αυτοματισμού ροής εργασιών. Το σύστημα Papyros μας επέτρεψε πραγματικά να επανεξετάσουμε τις διαδικασίες μας και να τις αυτοματοποιήσουμε, πάντα σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Η καθημερινή ροή εργασίας σε αρκετά τμήματα των κεντρικών γραφείων απλουστεύτηκε και τυποποιήθηκε και σε συνδυασμό με την ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου λάθους έχει επιφέρει μεγάλη αύξηση παραγωγικότητας.

Ελένη Τσιτσοπούλου
IT Director, Jumbo

Εκ μέρους της Ορίζων Ασφαλιστικής Εταιρίας θα ήθελα να επισημάνω ότι η λειτουργία του Papyros έχει φέρει εντυπωσιακά αποτελέσματα στην διαχείριση των εταιρικών εγγράφων και στην αυτοματοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών. Παράλληλα συνεισφέρει στον ψηφιακό μετασχηματισμό της εταιρίας και στην χρήση λιγότερων χάρτινων πόρων. Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι η εύκολη διασύνδεση / συνεργασία με το ERP σύστημα της εταιρίας, γεγονός που πολλαπλασιάζει την επιχειρησιακή του αξία.

Τσακαρισιάνος Χριστόφορος
Data Protection Officer, Ορίζων Ασφαλιστική