Τι είναι αυτό που κάνει μια επιχείρηση επιτυχημένη; Κάποιοι θα έλεγαν η προσφορά ποιοτικών προϊόντων και υπηρεσιών, άλλοι η αποτελεσματική διαχείριση πόρων ή η εταιρική κουλτούρα. Είναι σίγουρα πολλά τα πράγματα εκείνα που μπορούν να συμβάλλουν στην επιτυχία ή μη μιας εταιρείας. Ας το εξετάσουμε από την πλευρά των «εργαλείων», δηλαδή τον τρόπου που ουσιαστικά διαχειρίζεστε την εταιρική πληροφορία.

Καθώς τα συστήματα Document Management / Enterpise Content Management εξελίσσονται και συμμορφώνονται στις νέες τάσεις και ανάγκες που προκύπτουν στην αγορά, την ίδια πορεία θα πρέπει να ακολουθούν και οι επιχειρήσεις ώστε όχι μόνο να επιβιώσουν αλλά και να ξεχωρίσουν. Δείτε λοιπόν παρακάτω μερικά στοιχεία που θα πρέπει να εξετάζετε συνεχώς:

Συλλογή πληροφορίας

Η επιχειρησιακή πληροφορία είναι συνήθως διάσπαρτη και αφορά αρχεία διαφόρων μορφών και τύπων από πολλαπλά κανάλια (ταχυδρομείο, mail, εσωτερικά παραγόμενα έγγραφα κ.α.). Όλη αυτή η πληροφορία πρέπει να συλλέγεται και να καταχωρείται με αυτοματοποιημένο τρόπο στο σύστημα. Χρειάζεται λοιπόν ένα σύστημα καταρχήν συμβατό με την πλειοψηφία των scanners που κυκλοφορούν στην αγορά. Θα πρέπει επίσης να έχει ειδικά διαμορφωμένο interface για την ψηφιοποίηση και τα χαρακτηρισμό (καταχώρηση, απόδοση μεταδεδομένων) των εγγράφων. Πολύ χρήσιμο τέλος είναι και να υποστηρίζει barcode recognition, μια διαδικασία που μειώνει κατά πολύ το χρόνο καταχώρησης.

Αναζητήσεις

Είναι σημαντικό να μπορείτε να ανακτήσετε εύκολα τα έγγραφά σας, χωρίς να χρειάζεται να θυμάστε πού ακριβώς τα είχατε τοποθετήσει ή να χάνετε χρόνο σε αναποτελεσματικές αναζητήσεις. Βασικό είναι το σύστημα να διαθέτει αναζήτηση βάσει κριτηρίων. Δηλαδή, την αναζήτηση μέσω ψηφιακών φορμών με πεδία όπου ο χρήστης συμπληρώνει τα στοιχεία που αναζητά (π.χ. κατηγορία, όνομα, τίτλος, ημερομηνίες). Πολύ χρήσιμο όμως είναι να έχει και αναζήτηση ελεύθερου κειμένου ώστε να ψάχνει όχι μόνο στα μεταδεδομένα αλλά και στο περιεχόμενο του εγγράφου. Άλλωστε σε όλους έχει συμβεί να ψάχνουμε κάτι που θυμόμαστε ότι έγραφε κάτι συγκεκριμένο στον τίτλο ή στο περιεχόμενο, αλλά να μη θυμόμαστε πώς το είχαμε καταχωρήσει.

Διαδικασίες

Αυτοματοποίηση και τυποποίηση: δυο πολύ βασικά στοιχεία που αν το σύστημά σας δεν τα έχει χάνετε όχι μόνο χρόνο αλλά και χρήματα. Η δε δυνατότητα σχεδιασμού των δικών σας workflows (αυτοματοποιημένες ροές εργασίας), χωρίς συγγραφή κώδικα, είναι σίγουρα κάτι που δίνει προστιθέμενη αξία. Το σύστημα σας λοιπόν θα πρέπει να έχει δυνατότητα και ad hoc ροών εργασίας, τις οποίες ο χρήστης να δημιουργεί όποτε απαιτείται, ορίζοντας τον παραλήπτη και τις επιθυμητές ενέργειες και deadlines, αλλά και αυτοματοποιημένων workflows. Στις τελευταίες, θα πρέπει να μπορείτε να αποτυπώσετε επακριβώς την επιχειρησιακή σας λογική: πολλαπλοί παραλήπτες, παράλληλα βήματα, κανόνες, σημεία απόφασης κ.α., μέσω ενός εύχρηστου, διαγραμματικού, περιβάλλοντος.

Ασφάλεια

Οι πληροφορίες πρέπει να είναι μεν προσβάσιμες εύκολα αλλά ταυτόχρονα δεν πρέπει να πέφτουν σε λάθος χέρια. Μη συμμόρφωση, ειδικά στην εποχή του GDPR μπορεί να έχει πολλές κι επώδυνες συνέπειες. Το σύστημά σας επομένως θα πρέπει να ορίζει σαφώς τους χρήστες, τις ομάδες χρηστών, τους ρόλους, τα δικαιώματα και τις εξουσιοδοτήσεις. Με τον τρόπο αυτο διασφαλίζετε ότι οι μόνο κατάλληλοι χρήστες έχουν πρόσβαση και μπορούν να επεξεργαστούν την κάθε πληροφορία. Βέβαια θα πρέπει κάθε ενέργεια να καταγράφεται και να είναι αναζητήσιμη, για να μπορεί να ιχνηλατηθεί τυχόν μη νόμιμη χρήση.

Ανεξαρτησία & Επεκτασιμότητα

Το λογισμικό θα πρέπει να είναι σε θέση να συμβαδίζει με τις αυξανόμενες απαιτήσεις της επιχείρησής σας αλλά και να είναι ευέλικτο, όπως για παράδειγμα να μπορεί να εγκατασταθεί σε όλα τα λειτουργικά συστήματα, βάσεις δεδομένων κλπ. Πολύ σημαντικό είναι να μπορεί να διαλειτουργεί με τρίτα συστήματα που έχετε ήδη, μέσω web services / API.

 

Αν παρατηρήσετε ότι το υπάρχον σύστημα σας υστερεί σε κάποια από τα παραπάνω τότε μάλλον είναι καιρός να πάτε σε κάποιο άλλο προϊόν. Οι αλλαγές είναι συνήθως δύσκολες, άλλωστε πολλοί αγαπούν την αλλαγή αλλά λίγοι θέλουν να αλλάξουν τον τρόπο που δουλεύουν οι ίδιοι. Η διαφορά που θα δείτε όμως στην παραγωγικότητα, στην κανονιστική συμμόρφωση και στην εξοικονόμηση χρόνου, χώρου και χρημάτων είναι σίγουρα κάτι που αξίζει.